監(jiān)理工作中的信息管理
來源：來源于網絡發(fā)布時間：2009-06-05 11:58:02
我們生活在信息社會，信息是一切工作的基礎，也是人們生活是不可缺少的組成部份。沒有信息尤如是瞎子、聾子，無法判斷。可以說沒有那一個人，那一個單位能離開信息而存在。信息科學已成為一門新興的獨立學科。信息管理是監(jiān)理工作中的兩管理之一，然而在監(jiān)理教材中對這方面介紹得還不多。本文試就信息科學在監(jiān)理工作中的運用作一點探討。
一、 信息科學的基本概念
1、 什么是信息
信息就是情況，有情況就有信息。
人們每時每刻都有在通過眼、耳、鼻、舌、身吸取來自外部和自身內部的各種信息，并根據情況做出判斷，采取行動。人的大腦首先是一個信息處理中心，然后才是指揮中心。沒有信息，人也就無法生存。
情況的發(fā)生和存在，會產生聲、光、熱、電、波、氣味等，人們可以直接或間接接收到，感覺到，也就是得到了信息，就可以知道發(fā)生了什么情況。
9.11事件發(fā)生，在現場的人不僅親眼看了當時的情況，還聽見了當時的聲音，感覺到了當時的熱氣，聞到當時的氣味，這個人就是當場接收到這一信息;他把這個強烈的印象記在頭腦中，就是儲存信息;如果他用照相機拍下當時的照片，就是提取(也是儲存)信息;當這個人向其他人講述所見、所聽、所聞時，他就是在傳播信息。如果他把這個信息公布于眾，任人取用，就是與他人共享信息。
有的情況發(fā)生時并沒有人看見，例如有的刑事案件，既沒有人看見，現場又被破壞，但信息是消滅不了的，人們仍然可以通過提取殘存的信息破案。
和人一樣，任何一個單位都有離不開信息。都要通過報表、統(tǒng)計、文電、檢查、詢問等各種渠道、各種方式接收和采集信息，然后才能做出判斷。然而我們又正處在一個信息爆炸的時代，如果對信息不能作科學的處理，同樣無法得出正確的判斷。
2、信息的接收、提取、采集、傳播、儲存、共享。
1)人具有非常發(fā)達完美的信息系統(tǒng)，我們每時每刻都在自動地接收來自自身和外部的各種信息。我們每天看到的、聽到的、聞到的、嘗到的、摸到的不知有多少，由于我們的大腦有自動過濾功能，所以我們實際記住的信息很少，只有給我們以強列刺激的信息才會在大腦留下印象。同時我們的大腦還具有自動刪除功能，對我們無關緊要、長期不用的信息會自動刪除。而且這種刪除是逐漸的過程，先是淡化，最終才是完全忘記。所以我們對正在淡忘信息有時可以通過回憶找回。
被動接收的信息大多是無效信息，人的大腦必須隨時過濾和刪除無效信息，才能保證有效儲存空間。
2)人們當然不能滿足于被動接收的信息，因此就主動地去捕捉、采集信息。一開始人類只能靠自身的條件在活動的范圍內親身去看、聽、摸、嘗、聞。例如中醫(yī)傳統(tǒng)用“望、聞、問、切”來提取信息，沒有相當的經驗很難做出正確的判斷。
隨著科學的進步，人類獲取信息的范圍正在無限擴展。現在人們已經可以從外太空捕獲信息;到物質內部、人體內部、細胞內部提取信息;從人類社會到動物世界，從陸地到海洋，從天上到地殼深處，人們在到處捕捉、采集信息。
與此同時，人類獲取信息的能力也越來越大，可以通各種儀器設備和各種手段來捕獲、提取信息。衛(wèi)星、飛船、天文望遠鏡可能看到外太空;電子顯微鏡可以看到物質內部;醫(yī)生采用CT、化驗可以提取過去無法了解的信息;刑偵人員用先進的手段可以提取DNA，指紋、肉眼看不見的痕跡;過去無法提取的隱含信息正在被一一解讀。社會出現了專門捕捉信息的人，如記者、間諜、偵探，他們的手段也越來越離奇，針孔攝像機、電子竊聽器、電子監(jiān)控系統(tǒng)等等無奇不有。
3)人類主動捕獲、采集的信息不再是為了個人，而是為了和社會或集團共享，因此信息首先必須進行記錄、儲存。一開始人類只能將信息記在腦子里，但人腦的記憶并不可靠，很容易忘記，后來人們?yōu)榱税l(fā)明了結繩記事，然后又發(fā)明了文字，記錄和儲存的信息量和可靠度大為增加。當今科技已發(fā)展到能用多媒體技術記錄、儲存信息，不僅信息量大，真實度高、保存方便、而且傳播極快。
4) 人們一開始用口頭傳遞信息，范圍有限。當年馬拉松跑了42公里多，就是為了傳達一個勝利的信息，結果力竭而死�？陬^傳遞可靠性也極差。我們都知道，一句話通過十個人傳遞，意思可能就全變了。人們以后發(fā)明了簡單的信號傳遞，如手勢、狼煙、旗語、擊鼓、鳴金等，但傳遞的距離有限，內容不夠完整，信息量很小，及時性差，而且保密性差。信函雖然能傳遞一定數量和較準確的信息，但信息量、可靠性和時間性還是很差。后來人們發(fā)明了電報、電話、電傳、現在又有了電視、多媒體等電子技術，從傳送文字到傳送聲音;從傳送靜止圖像到傳送活動畫面;現在采用電子技術來傳播信息，具有即時性，即可以現場直播;準確性，可做到基本不失真，全面性，可同步傳遞聲音和圖像，并且向著氣味、味道、觸覺的傳遞發(fā)展�，F代電子技術使信息即時捕獲、采集和大量、長期保存成了可能，傳播的速度、范圍達到空前的水平，在現實生活中，通過電視、電話、電傳、電子郵件等傳遞信息已經大大改變了這個世界，極大地滿足了我們工作和生活的需要。只可惜我們往往來不及具備使用這些現代化手段的能力。
5)現代信息傳播已從一對一傳遞發(fā)展到通訊衛(wèi)星覆蓋全球。多媒體網絡實現了全球信息共享。如果我們不會、不去利用這一信息資源，無疑要在世界競爭中落伍。
3、信息的種類
1) 在我們周圍有無數的信息，但我們只對與自己有關的信息感興趣。例如全世界每天不知誕生多少小孩，但只有日本皇太子的太太生了小孩成為在全世界傳播信息。如果是我們自己生了小孩，沒有必要也沒有可能讓大家都知道，但自己的父母親人還是要告訴的。這就是公眾信息和私人信息的區(qū)別。
2)有些信息是可預料之中的，如香港回歸、我國加入WTOT等。對預料之中的信息傳媒可以事先做好傳播的準備，屆時在現場即時轉播，人們可在第一時間接收這類信息。有些信息是意料之外的，如9，11事件等，這些信息從發(fā)生到獲取、傳播會有一個過程，人們不一定能在第一時間得到全面可靠的信息。
3) 完整信息和破碎信息。有的信息內容完整，能表達完整的意思;而有的信息支離破碎，不能完整地說明一個表況。人們需要進行分析推理來找出信息中所包含的內容。絕對完整的信息是沒有的，只有相對完整的信息。現代社會要求企業(yè)單位盡可能保存完整的信息。
4)原始信息和殘留信息。情況發(fā)生時提取的信息是始信息，沒有被破壞的現場也留有原始信息，而被破壞的現就只能去找殘留信息。古代留下的文物、化石都帶有殘留信息，一般也都是破碎信息，需要人們去破譯。
5)表面信息和隱含信息。例如一封信，信的內容是表面信息，但信中的文字、書法、紙張、墨跡、手印等還帶有很多信息，專門人員可根據這些隱含信息了解更多的情況。刑事偵察人員可以根據一個腳印的信息判斷出這個人的性別、身高、體重等等;考古人員也可以根據破碎的文物、化石推斷出許多當時的情況。有經驗的人可以從看似無關的信息中發(fā)現有用的線索。
6)公開信息和秘密信息。有的信息想讓知道的人越多越好，因此要通過廣告、媒體來廣為傳播;而有的信息只能讓有關的人知道，所以要采取保密措施以防被人竊取。
7)確實信息和虛假信息。有的信息是真實可信的，而有的信息則是虛假。虛假信息有的是無意造成的，有的是有意制造的。例如很多讓你發(fā)財的信息，多半是假的。因此對信息要進行處理、辨別。信息戰(zhàn)就是千方百計獲取對方信息，同時不讓對方得到確實的信息，而用大量虛假信息來干擾對方的判斷。
8) 最新信息和陳舊信息。新的情況產生新的信息，每時每刻都在發(fā)生，又很快變成陳舊信息。但陳舊信息(例如檔案)對社會活動也有重要意義。
4、信息的價值和利用。
9.11事件讓舉世震驚，這種全世界都想知道的信息當然很有新聞價值;有的信息只對某些人有價值，如有的信息能使大案告破，有的信息能讓企業(yè)起死回生，等等。有的信息當時也許沒有什么用，但若干年后則會顯示出其價值。因此信息的價值往往是不可估量的。
任何工作都離不開信息。要利用信息首先就必須捕獲、采集信息�，F代企業(yè)必須學會使用社會公共的和商業(yè)的信息網絡，也應建立自己的信息系統(tǒng)，并作為自己的生命線。除此之外，還要對大量的信息進地科學的管理。例如要儲存首先要分類，要調用就要檢索，等等。這就需要一個科學完備的信息管理系統(tǒng)。然而我國很多企業(yè)在這方面做得很差，有的甚至是空白，這就很難適應加入WTO后的競爭形勢。
要出遠門了，我們不免要看看天氣預報，這就是信息的利用;軍事家在作戰(zhàn)前無不千方百計進行偵察，并綜合敵我雙方態(tài)勢進行判斷。這也是在利用信息;而我們的企業(yè)家往往在信息不靈，情況不明的情況下貿然行動，很少自覺主動地去利用信息資源，也很少有企業(yè)家在建立信息機制上舍得加大投入。商場如戰(zhàn)場，不會利用信息是很難有所作為的。
二、監(jiān)理工作與信息管理
(一)信息在監(jiān)理工作中的作用
任何工作都離不開信息，監(jiān)理工作當然也不例外。本文不討論信息對監(jiān)理企業(yè)經營活動的意義。而只討論信息對監(jiān)理業(yè)務工作的意義。
由于監(jiān)理工作是間接管理，不是直接動手進行施工，因此不掌握工程的信息就無法開展工作。故信息對監(jiān)理工期作來說有著極為重要的意義。如果沒有建材料的檢驗報告、測試報告等信息，監(jiān)理工程師憑什么簽字認可?沒有施工驗收記錄、試件檢測報告等信息，總監(jiān)又憑什么簽字驗收?可以說監(jiān)理的工作就是建立在信息的基礎上的，沒有信息，監(jiān)理工作就無法進行。
(二)監(jiān)理工作需要那些信息?
簡單地說，凡是有可能影響到本工程進展的信息，都應當掌握。那么大的工地，那么多的情況，“劉姥姥進大觀園”，從何著手呢?這就要對信息進進行分類和管理。
首先，我們把信息分成開工前和開工后兩部份，而開工前的信息是基礎信息，以后產生的信息只不過是基礎信息的變化和發(fā)展。
第一部份，開工前的信息
開工前信息又分以下幾個方面：
一、建設單位(甲方)方面：
1，甲方機構情況。如機構設置情況、單位負責人、工程管理機構及相關機構負責人、工地代表，甲方單位辦事的規(guī)矩和程序等等。了解這些是為了和甲方及時聯系、溝通和辦理相關手續(xù)的方便;
2，項目情況。如建設性質、規(guī)模、以及項目成立和開工前的必備手續(xù)情況。如果甲方手續(xù)不全，必然會影響工程的順利進行;
3，建設場地情況。建設場地由甲方提供，是工程建設的戴體，包括多項必備條件：
如：征地拆遷是否完成?是否有后遺癥?相鄰關系是否處理完畢?坐標點、水準點是否提供準確、有效?場地邊界四至是否標定明確?施工用水、用電的接口和容量?外接道路、通訊是否落實?空中、地面是否有障礙物?地質勘探資料是否提供?是否有災害性地質構造?是否有地下管線、地下建筑物或地下文物?等等。
4，圖紙情況。圖紙一般是甲方提供的，應了解開工前已供圖紙種類、數量，是否經有權部門審批?是否已進行交底?設計代表是否到位?有無設計修改和材料代用?未到圖紙是否影響開工和連續(xù)施工?等;
5，甲供材料、設備。有無清單?開工前已到貨的品種、數量以及驗收、入庫情況;未到物資對開工有無影響?等等;
6，工程款支付情況。開工前是否支付、支付了多少預付款?是否有墊資情況?等等。
以上情況大多在甲方的招標文件中已經提供，只須摘錄并與現場情況加以核對即可。只有不足部份的須作一些補充。
二、施工單位(乙方)情況。
1，施工單位機構情況。包括單位機構組成情況、資質情況、單位負責人、項目經理、質量、安全、造價和相關機構負責人和工地負責人，企業(yè)的辦事程序、質量、安全管理章制度，是否有轉包、分包?開工前所必須的有關手續(xù)是否齊備?等等;
2，施工計劃、現場施工總平面布置面圖;
3，已進場人員情況。技術人員、各工種施工人員的數量、資質、上崗證情況，特別要注意工地質檢員、安全員、預算員、材料員的情況;
4，開工前已進場機械設備。品種、規(guī)格、型號、數量，有無合格證?有無年檢?現場有無計量、試驗設備?等等;
5，開工前已進場材料、構配件。品種、規(guī)格、數量，有無產品合格證書?堆場、倉庫是否符合標準?等等;
6，開工前場地準確情況。各種臨時設施(包括臨時生活設施)是否架設完畢?水、電是否到位?道路是否開通?障礙是否清除?是否有臨時用地?臨時占道?是否已經放線并經過核驗批準?
7，環(huán)保、衛(wèi)生、消防措施是否落實?
8，開工前是否通過了安全質量部門檢查?
以上情況大部分在施工組織設計中已有，只須摘錄并與現場情況加以核對即可，不全的部分須加以補充。
三、其他情況
有無影響開工的氣象、社會因素等。
第二部份，開工后施工過程的信息，應當每天進行采集和記錄，具體應反映在監(jiān)理日志上。有條件或有必要時應攝影或錄像。
有了第一部份的基礎信息，第二部份就簡單了，同樣可分成三個方面：
1，建設單位方面。第一部份情況有無變化?有無因甲方原因停電、停水?有無因征地拆遷、相鄰關系影響施工情況?當天是否有圖紙?zhí)峤?是否有圖紙交底?是否有甲供材料、設備到貨?品種、數量和驗收、入庫情況?是否有工程款撥付?等等;
2，施工單位方面。與第一部份各項進行對照檢查，看當天有無人員進、退場?有無機械設備進退、場?當天進場多少材料、構配件?當天使用多少材料?當天施工的部位和內容?當天完成多少工程量(如多開挖少土方，澆筑多少方混凝土等)?預定的施工計劃是否完成?當天施工過程的描述(如采用何種工藝流程或工法，有無停工待料、有無人力或機械設備不足?何時何部位用何種方法取樣，質量印象如何等)，有無異常情況發(fā)生?當天有無驗收項目?結果如何?等等。
3，其他方面。是指既不屬甲方又不屬于乙方的情況。如自然氣象情況：晴雨、風力、溫度、濕度以及輻射、粉塵等可能影響施工和質量的情況;有無影響施工的災害性氣候出現?有無影響施工的特殊地質情況?有無影響施工的社會原因(如社會上的停電、停水、交通阻斷等)。
(三)信息的應用。
如果以上信息能全面掌握，對“三控制”就有了控制的把握。因為信息網已經張開，好像如來佛的大手，影響工程施工的因素已經跑不掉了。
一，開工前控制。如果不具備基本的開工條件，一旦開了工，以后局面就很難收拾。有了上面開工前的基本信息，能不能開工就一目了然。需要從那些方面加以整改也清清楚楚。如果在明知不具備條件的情況下，誰要是強行開工，那是要負法律責任的。監(jiān)理掌握了這些基本信息，心中就有了底，就可以理直氣壯，有理有據地提出監(jiān)理意見。把好了開工這個關口，對以后監(jiān)理工作就開創(chuàng)了有利的局面。
二，施工過程中的控制。如果施工日志對第二部份信息記錄得全面真實，那么監(jiān)理工作就取得了完全的主動。在施工計劃橫道圖上取當天的斷面，可以看出施工進度是否落后，與已有信息一對照，馬上就可以看出問題出在那里。我們可以讓施工單位來自己說，有沒有甲方和外部因素的原因?如果有，是什么?如果沒有，那就是你施單位的原因。因為不可能再有其他原因了。而施工單位無非還是人、機、料這三個方面的問題。如果給它們指出，施工單位自己還不采取措施，那它要承擔違約責任，如果責令其整改、停工，也就有根有據。
(四)信息管理系統(tǒng)對監(jiān)理工作的意義
1， 明確了現場監(jiān)理人員的工作內容和要求，主要就是采集信息，記好監(jiān)理日志。這項工作只要交待清楚，一般監(jiān)理員就能勝任。這樣現場平時就可以由監(jiān)理員值班即可，可以改變現場人浮于事的局面;
2， 有利于事前控制。任何情況的出現，總是要有一定的條件。如果不利的條件已經具備，那么不良的后果就必然會產生。如果我們對可能影響工程建設的各種因素都考慮到了，就可以事先采取必要的措施，不讓不利的條件產生。
3，監(jiān)理人員得到合理的分工，現場監(jiān)理員、監(jiān)理工程師、總監(jiān)分開層次，各負其責，便于規(guī)范各級監(jiān)理人員的行為。
4，提高監(jiān)理工作的質量。改善監(jiān)理人員形象。
5，節(jié)省監(jiān)理成本，提高企業(yè)效益。
6，便于完善監(jiān)理企業(yè)管理，加強對現場人員的控制。
7，便于實現電腦記錄、儲存和聯網控制、信息共享。
8，保證了監(jiān)理資料完整、可靠。
結語
監(jiān)理工作必須重視信息，信息科學也是監(jiān)理人員必備識之一。建立信息管理系統(tǒng)，采用現代化信息手段，這是監(jiān)理單位的必由之路。
