2、提高文件檢索查詢速度，有利于提高整個(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率

    3、有利于文書檔案管理的規(guī)范化系統(tǒng)化科學(xué)化

    十六、公文標(biāo)注主題詞應(yīng)注意事項(xiàng)：

    1、必須在公文主題詞表中選用主題詞。

    2、公文主題詞表中的類別標(biāo)題不作主題詞。

    3、主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。

    4、一份公文有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。

    5、在公文上標(biāo)注主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。

    6、“主題詞”三字居左頂格用3號黑體字標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)上1行，“主題詞”后標(biāo)冒號；冒號后標(biāo)主題詞的詞目，詞目之間應(yīng)有一個(gè)安的間距，一般不超過五個(gè)主題詞為宜。

    十七、抄送機(jī)關(guān)的含義：★★X

    抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。

    十八、公文的排版形式：★★★X

    公文的排版形式：是指公文數(shù)據(jù)項(xiàng)目在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。

    包括：公文版頭設(shè)計(jì)，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。

    十九、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：★★★X

    發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識使用小標(biāo)宋，紅色標(biāo)識；

    大標(biāo)題2號宋體，小標(biāo)題3號宋體；

    秘密等級，緩急時(shí)限、主題詞和各標(biāo)記字符或其他重點(diǎn)推薦使用3號黑體；

    一般的公文發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文時(shí)間、附注、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說明使用3號仿宋；

    簽發(fā)人姓名用3號楷體。

    二十、排版規(guī)格的要求：★★★X

    排版規(guī)格：正文用3號仿宋，每面22行，每行28個(gè)字。

    二十一、公文的稿本：★★★X

    公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。

    草稿是指內(nèi)容和和文字表述都還未成熟的原始稿件。

    草稿的特點(diǎn)：尚未定型、非正式、無效力。

    公文文稿按修改次數(shù)可分為：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行點(diǎn)可分為：討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。

    二十二、公文文本按不同的用途可分為：★★★XP

    1、正本：根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。

    特點(diǎn)：蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署，以證實(shí)文件的效力

    2、副本：凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽(yù)抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。

    作用：代替正本供傳閱、參考和備查使用

    3、存本：公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。

    存本與副本的區(qū)別：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機(jī)關(guān)以備查考之用，副本有正本一樣的效用。

    4、修訂本：是對已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一段時(shí)期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進(jìn)行修改補(bǔ)充的的文本，從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。

    5、試行本、暫時(shí)本：文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時(shí)、試行草案等字樣標(biāo)在公文標(biāo)題中的文種的后面或前面。

    6、各種文字文本