考研英語寫作24分講座講義之備忘錄的寫法

　　備忘錄其實(shí)也是廣義的信函中的一種，主要用于公司內(nèi)部對公司的職員、部分通報信息，如會議安排、情況報告、問題處理等等。在英語中稱之為interoffice memorandum，其復(fù)數(shù)為memoranda，簡稱memo。除了可以采用書面形式之外，備忘錄也可以通過e-mail 發(fā)出。

　　備忘錄的一般格式如下：

　　MEMORANDUM

　　To:

　　From:

　　Date:

　　Subject:

　　Body

　　其中To項是收箋人，在其姓名前可以加上Mr., Mrs., Dr.等，在其姓名后可加上職位和部門。From項是發(fā)箋人，其姓名前一般不加尊稱，但姓名后同樣可加上職位和部門。Subject即內(nèi)容主題，一般用簡短的幾個字做簡略陳述，不需要是一個完整的句子，幾個詞或詞組即可。

　　Body即內(nèi)容是備忘錄的主要部分，寫作應(yīng)力求簡明、確切。首先應(yīng)直入主題，列出最重要的信息，然后可以具體說明事由、情況，提出意見和建議等，最后可以根據(jù)具體情況或重申主題或表示意愿或感謝。

　　需要指出的是，在備忘錄的末尾不需要簽名。但是，如果備忘錄還發(fā)給了收箋人以外的其他人，須在末尾cc: 之后寫上其姓名。請看下面的示例：

　　Microsoft, Inc.

　　Interoffice Memorandum

　　To: Peter Clark, Rachel White

　　From: Linda Larson

　　Date: September 16, 2004

　　Subject: Scheduling the project meeting

　　As you know, we are having the project meeting next week in the projection room. Since the room holds only fifty people comfortably without overcrowding. I suggest we hold the meeting to the forty-one people in the Assembly Section on Thursday at 2:00 p.m. and to the remaining forty-three from the other sections on Friday at the same time.

　　If there’s any problem about this arrangement, please let me know.