第十章　應(yīng)用文體

　　1、寫好書信的基本要求是什么？

　　答：寫好書信的基本要求是：

　　思想明確。寫信是和別人溝通思想，交流信息，商量事情，協(xié)調(diào)行動(dòng)，只有意向明確，態(tài)度誠(chéng)懇，才能使別人易于理解自己，信任自己。專用書信也要意向鮮明，情詞懇切，力戒態(tài)度曖昧、言不由衷的浮詞套語。

　　敘述清楚。寫信時(shí)所述事情都要清楚明白，切不可轉(zhuǎn)彎抹角，寫得晦澀難懂。專用書信更應(yīng)敘說明白。交待清楚，讓對(duì)方能充分了解，便于做出決定。

　　內(nèi)容具體。各類書信在敘述事情、提出要求、回答問題時(shí)，一定要寫得具體、確切，盡可能詳盡。一些條款式的專用書信，有幾條寫幾條，也要具體、明確。

　　語言得體。寫信所用語言、語氣要視不同的對(duì)象、用途和內(nèi)容而異。

　　2、專用書信和一般書信有何區(qū)別？

　　答：專用書信和一般書信的區(qū)別是：

　　（1）專用書信常有標(biāo)明性質(zhì)的標(biāo)題，有的還在標(biāo)題前加上標(biāo)題內(nèi)容的修飾語。一般書信沒有標(biāo)題。

　�。�2）專用書信的收信人的稱謂可寫在開頭第一行，也有的寫在正文之后另起一行頂格，還有的寫在正文中。一般書信的收信人的稱謂均寫在開頭第一行。

　�。�3）不少專用書信，為表示慎重，要在具名處加蓋公章。一般書信除單位寫的外，一般不必用章。

　　3、我國(guó)行政公文有哪幾類幾種？

　　按照國(guó)務(wù)院辦公廳1987年2月18日發(fā)布、1993年11月21日修訂、1994年1月1日起施行的我國(guó)行政公文有十二類十三種，即：命令（令），議案，決定，指示，公告，通告，通知，通報(bào)，報(bào)告，請(qǐng)示，批復(fù)，函，會(huì)議紀(jì)要。

　　4、簡(jiǎn)述行政公文寫作的基本格式。

　　答：可將行政公文格式的各組成要素分為公文的文頭、行文、文尾三部分。

　　文頭部分：公文文頭也稱版頭。這一部分包括公文格式代碼、份號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、文件名稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等，位于公文首頁上端。

　　公文格式代碼，又稱文件檢索代碼，是公文分類的標(biāo)記，由九位阿拉伯?dāng)?shù)碼組成，標(biāo)注在公文首頁版頭左上角，作為公文自動(dòng)化檢索用。

　　份號(hào)即公文編號(hào)，是指一份具體文件在該文件總印數(shù)中的順序編號(hào)，位于版頭左上角、公文格式代碼下方，一般由六位阿拉伯?dāng)?shù)字碼組成，數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時(shí)，前面用“0”補(bǔ)齊。

　　秘密等級(jí)，即公文的保密級(jí)別，分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級(jí)。位于文件版頭左上角份號(hào)下方。還應(yīng)在信封上標(biāo)明。

　　緊急程度，分“特急”、“急件”兩等，寫在文件左上角，秘密等級(jí)下方；還應(yīng)在信封上標(biāo)明。

　　文件名稱，即公文名稱。由制定文件的機(jī)關(guān)名稱加上“文件”兩字組成，機(jī)關(guān)名稱要用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，一般用套紅的大號(hào)長(zhǎng)宋體字印在首頁頂端中間。

　　發(fā)文寫號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號(hào)，位于文件名稱的正下居中，包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)三部分；無版頭的公文，其發(fā)文字號(hào)位于標(biāo)題的右下方。

　　簽發(fā)人，指核準(zhǔn)并簽發(fā)文稿的機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人，一般供上行文用，與發(fā)文字號(hào)在同一行上。標(biāo)注時(shí)，將發(fā)文字號(hào)從居中位置移向左側(cè)，右側(cè)書寫簽發(fā)人，并簽上姓名。

　　在發(fā)文字號(hào)下面，標(biāo)題上面還有一條間隔橫線，這是把文頭部分與行文部分分隔開來的一條紅線。行政文件就標(biāo)一條紅色橫線，黨的文件在紅色橫線中間醒目的印有一顆紅五角星。

　　行文部分：也稱正文部分。包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文時(shí)間、印章、附注等。

　　標(biāo)題，位于間隔橫線正下方居中，主送機(jī)關(guān)之上，字體大于正文，小于文件名稱。完整的公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分組成。

　　主承送機(jī)關(guān)，也即是收文、受文機(jī)關(guān)，是公文主要接收和承辦的機(jī)關(guān)，頂格寫在標(biāo)題與正文之間一行的左側(cè)，并加上冒號(hào)。

　　正文，是文件的主題和核心部分，位于主送機(jī)關(guān)的下一行，首句空兩格寫。一般分為開頭、主體和結(jié)尾三部分。

　　附件，是正文的有機(jī)組成部分，可分為兩類：一類是對(duì)正文起補(bǔ)充說明或印證參考作用的，附在正文之后，在正文與發(fā)文機(jī)關(guān)或成文時(shí)間之間的左側(cè)空兩格寫上“附件”或“附”字樣，后加冒號(hào)，再注明附件順序和名稱。另一類是借助公文（如命令、通知、報(bào)告等）頒發(fā)的規(guī)章制度以及向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或向下級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）的文件，直接附印在正文后面。

　　發(fā)文機(jī)關(guān)，是公文的法定作者，位于正文或附件的右下方，同正文和附件之間應(yīng)有一定的間隙，以便用��；最末一個(gè)字也不要與正文中各行右邊最后一個(gè)字并齊，一般以縮回四五個(gè)字為宜，以求錯(cuò)落有致。

　　成文時(shí)間，指文件形成的時(shí)間，寫在發(fā)文機(jī)關(guān)的下一行，稍向右錯(cuò)開，最末一個(gè)字也不要與各行右邊最后一個(gè)字并齊，一般以縮回兩三字為宜；沒有具名發(fā)文機(jī)關(guān)的，成文時(shí)間寫在正文的右下方。

　　印章，是公文正式成文的標(biāo)志，要端正、清晰地蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文時(shí)間上，上不壓正文，下要騎年蓋月。

　　附注，用以說明公文中其他項(xiàng)目無法說明的各項(xiàng)事項(xiàng)，位于成文時(shí)間的左下方，加圓括號(hào)。

　　文尾部分：包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)標(biāo)記等。

　　主題詞，是提示公文內(nèi)容、性質(zhì)、隸屬關(guān)系的高度概括的規(guī)范詞，由名詞或名詞性詞組組成。位于文尾部分上端，左側(cè)頂格先寫“主題詞”三字，并加冒號(hào)，后從左至右依次排數(shù)個(gè)名詞或名詞性詞組，詞與詞之間空一個(gè)字的位置。

　　抄送機(jī)關(guān)，位于主題詞下方、印發(fā)標(biāo)記上方，用黑線隔開，左側(cè)空一個(gè)字先寫“抄送”兩字，并加冒號(hào)，再寫明抄送的機(jī)關(guān)。

　　印發(fā)標(biāo)記，即印發(fā)說明，是指文件情況的說明記載，包括文件印發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)，位于主題詞或抄送機(jī)關(guān)下方，黑線隔開。印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期寫在同一行靠左右兩端，行首、行尾各空一個(gè)字，上下各劃一條黑線，黑線右下方寫上印發(fā)總數(shù)，并加圓括號(hào)。

　　5、簡(jiǎn)述調(diào)查報(bào)告的寫作要求。

　　調(diào)查報(bào)告的寫作要求是：

　　深入調(diào)查，充分地掌握材料。調(diào)查研究是寫好調(diào)查報(bào)告的基礎(chǔ)、前提和先決條件。調(diào)查研究所用的時(shí)間，一般說來要比寫作的時(shí)間多。掌握材料要充分全面，直接的、間接的，歷史的、現(xiàn)實(shí)的、點(diǎn)上的、面上的，贊成的、反對(duì)的，都要了解掌握，典型事例、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正面的成功經(jīng)驗(yàn)、反面的失敗教訓(xùn)都要聽取占有。同時(shí)還要講究調(diào)查方法和調(diào)查技術(shù)。除了開調(diào)查會(huì)、個(gè)別交談等傳統(tǒng)方式外，更要積極運(yùn)用抽象調(diào)查法、民意測(cè)驗(yàn)法、專家論證法等現(xiàn)代調(diào)查方法以及電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。

　　認(rèn)真研究，科學(xué)的分析材料。調(diào)查的目的是為了研究問題，得出科學(xué)的結(jié)論。因此，對(duì)于得來的材料要進(jìn)行科學(xué)分析、綜合研究，去粗存精、去偽存真，鑒別真?zhèn)�，使其科學(xué)化、系統(tǒng)化。進(jìn)行分析研究，在思想上必須以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論為指導(dǎo)，堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則。正確的指導(dǎo)思想保證了分析研究的正確與敏銳。

　　確定主題，精心地選擇材料。選擇材料要越精越好，原則是圍繞主題，突出主題，實(shí)現(xiàn)觀點(diǎn)與材料的統(tǒng)一。首先要選擇典型事例。材料有無典型意義，主要看是否有代表性，能否有力、貼切、生動(dòng)地說明觀點(diǎn)。其次要提供確切數(shù)據(jù)，精確的數(shù)字統(tǒng)計(jì)可以從定性分析與定量分析的有機(jī)結(jié)合上揭示事物的本質(zhì)和規(guī)律，增強(qiáng)對(duì)于事物性質(zhì)特點(diǎn)界定的精確性與可比度，具有更大的概括力、說明力、表現(xiàn)力。但有時(shí)還需要用概括的語言加以說明或講一點(diǎn)背景材料來突出數(shù)字的價(jià)值。再次要運(yùn)用對(duì)比材料�？梢允墙裎魧�(duì)比、新舊對(duì)比、正反對(duì)比、好壞對(duì)比、成敗對(duì)比等。第四要合理布局，恰當(dāng)?shù)匕才挪牧蠘?biāo)題要寫得樸實(shí)、具體、明確。正文分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。開頭部分，要求開門見山，提綱挈領(lǐng)，緊扣主題。主題部分，按照內(nèi)容，一般有四種寫法。一是按照事物性質(zhì)歸類，并列地從幾個(gè)方面來組織材料的“橫式結(jié)構(gòu)”，也稱“并列結(jié)構(gòu)”；二是按照事物發(fā)生、發(fā)展的先后順序安排材料，分成幾個(gè)互相銜接的層次，層層分析說明的“縱式結(jié)構(gòu)”；三是遵循作者或讀者認(rèn)識(shí)活動(dòng)的規(guī)律，從事務(wù)的外部情況入手，逐層深入地揭示事物的內(nèi)在聯(lián)系的“遞進(jìn)式結(jié)構(gòu)”；四是“綜合式結(jié)構(gòu)”即兼用上述幾種結(jié)構(gòu)相互交錯(cuò)，穿插配合。結(jié)尾部分，要求簡(jiǎn)明扼要，意盡即止。

　　此外，調(diào)查報(bào)告的語言要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，用詞要恰如其分，不講空話、大話、套話，還要注意語言的形象性，生動(dòng)性。

　　6、簡(jiǎn)述章程、條例的寫作要求和注意事項(xiàng)？

　　章程的寫作要求：章程一般由標(biāo)題、通過的會(huì)議名稱及日期、正文三部分組成。標(biāo)題，由制定的機(jī)關(guān)、團(tuán)體或組織名稱加上文種“章程”組成。通過的會(huì)議名稱及日期，在標(biāo)題下面加圓括號(hào)寫明通過章程的會(huì)議名稱和通過的日期，年、月、日都應(yīng)寫清楚。正文有兩種寫法：內(nèi)容比較豐富的章程，有的前面寫“總綱”，作為全文的統(tǒng)率，其后分章分條加以敘述。

　　有的章程主要由三個(gè)部分組成：總則，著重說明制定本章程的原因、依據(jù)、目的、適用范圍等，帶有序言性質(zhì)；分則，著重闡明章程的具體內(nèi)容；附則，一般說明通過、公布、施行的時(shí)間和有關(guān)權(quán)限等。內(nèi)容比較簡(jiǎn)單的章程，一般就分條款來寫。

　　撰寫章程要注意：一是符合政策、規(guī)定。二是內(nèi)容系統(tǒng)、周密。三是條理明確、清晰。四是詞語精當(dāng)、質(zhì)樸。

　　條例的寫作要求：條例一般由標(biāo)題、發(fā)布者及時(shí)間、正文三部分組成。

　　正文一般有兩種寫法：一是采用列條敘述方法，把目的和根據(jù)作為第一條，接著寫條例的具體條規(guī)，實(shí)施說明放在最后一條或幾條。二是根據(jù)各部分內(nèi)容間的邏輯關(guān)系來看，可分為總則、分則和附則三個(gè)部分。

　　撰寫條例要注意：一要符合黨和國(guó)家的方針、政策，符合憲法和法律；二是在內(nèi)容上要注意，直陳、直敘、明確、完備，著重說明應(yīng)該怎樣做和不應(yīng)該怎樣做，無須多發(fā)議論和講道理；三是條例所用語言文字應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了、樸實(shí)莊重，防止重復(fù)和歧義，以更好地體現(xiàn)內(nèi)容的政治、思想力量。

　　7、通報(bào)有哪幾種？怎樣寫表揚(yáng)性通報(bào)？

　　通報(bào)按內(nèi)容分有表揚(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)三種：

　　按形式分，有直達(dá)式通報(bào)、轉(zhuǎn)述式通報(bào)兩種。

　　表揚(yáng)性通報(bào)寫法，正文一開始有個(gè)前言，簡(jiǎn)要寫明發(fā)通報(bào)的背景、依據(jù)、通報(bào)的內(nèi)容和做出的決定，也有的通報(bào)不寫前言。緊接著敘述典型事實(shí)，事實(shí)一要清楚、明白，二要重點(diǎn)突出，并對(duì)此做出恰如其分的議論、分析，在此基礎(chǔ)上做出表揚(yáng)決定。最后發(fā)出號(hào)召，提出希望，號(hào)召學(xué)習(xí)的先進(jìn)事跡應(yīng)緊緊扣住事實(shí)部分而不要空發(fā)議論。

　　8、報(bào)告有哪幾種？怎樣寫專題報(bào)告。

　　報(bào)告按制發(fā)目的和呈報(bào)要求分，有呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告兩類；按內(nèi)容分有匯報(bào)性報(bào)告、建議性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈送性報(bào)告四種，其中匯報(bào)性、答復(fù)性、呈送性三種報(bào)告屬于呈報(bào)性報(bào)告一類，而建議性報(bào)告則屬于呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。

　　專題報(bào)告寫法，要先對(duì)匯報(bào)、反映的專項(xiàng)工作情況作一番總述，得出總的結(jié)論，然后再詳細(xì)敘述具體，按取得的成績(jī)（或經(jīng)驗(yàn)）、采取的措施（或做法）、存在的不足（或問題）、下一步做法的順序安排結(jié)構(gòu)。

　　9、請(qǐng)示在什么情況中使用？

　　請(qǐng)示一般在以下情況中使用：屬于上級(jí)明確規(guī)定必須經(jīng)請(qǐng)示批準(zhǔn)后才能辦理的事項(xiàng)，如干部任免、財(cái)務(wù)開支、基本建設(shè)、工程立項(xiàng)、機(jī)構(gòu)調(diào)整等；工作中遇到困難，自身難以解決，需要上級(jí)支持、幫助的事項(xiàng)；工作中遇到新情況、新問題而又無章可循，但又需要辦理的事項(xiàng)；對(duì)有關(guān)方針、政策、指示精神不甚明確，要求上級(jí)進(jìn)一步闡明的事項(xiàng)；因本單位情況特殊，一時(shí)難以執(zhí)行上級(jí)統(tǒng)一規(guī)定，需要變通處理的事項(xiàng)；本單位意見分歧，無法統(tǒng)一，難以開展工作，要求上級(jí)給予裁決的事項(xiàng)，等等。上述情況都要事先請(qǐng)示，千萬不能“先斬后奏”，也不能邊斬邊奏“，再不能”斬而不奏“，這是組織性、紀(jì)律性的問題。

　　10、函有哪幾種？怎樣寫去函？

　　函根據(jù)使用范圍和性質(zhì)，可分商洽函；詢問函、申請(qǐng)函、答復(fù)函四種，前三種是去函，也叫問函、發(fā)函、來函；后一種是復(fù)函，也叫回函。

　　去函的寫法，開頭簡(jiǎn)述去函的原因、目的；主體以陳述事項(xiàng)為主，要寫明商洽、詢問、請(qǐng)求的有關(guān)事項(xiàng)，內(nèi)容集中，一函一事，并提出希望或要求；結(jié)尾，按是否要回復(fù)的要求用不同的慣用語，用詞語氣要謙和誠(chéng)懇，平實(shí)得體，也不要用客套話和寒暄語。