前一段時間與銀行界的朋友聊天,大家談到銀行的壞賬和不良資產。無獨有偶,第二天又與一些政府公務員聊天,結果又談到豆腐渣工程和很多浪費的投資案例。之后,大家都回到一個問題上:怎樣決策才可以避免這樣的錯誤發(fā)生或者減少錯誤發(fā)生的幾率?這的確是一個非常令人頭痛的問題。
問題到底出在哪里?我想主要是因為大家都習慣了“個人決策,集體負責”的思維怪圈。結果是出現(xiàn)問題的時候,找不到責任人,更找不到解決問題的辦法。所以,我們必須提倡“集體決策,個人負責”。

集體決策

管理是為經營服務的,經營必須將風險和損失降到最低,因此管理所要做的是保證整個經營過程的良性運轉。如何降低風險?我以為最正確的方法就是集體決策,而不是個人決策。當然,集體決策并不意味著“跟著簽字”,上邊簽,下邊也簽,而是要告訴每一位參與決策的人:我們能怎么做?我們行為的邊界是什么?相配套的獎懲制度是什么?只有這樣,人們在簽字時才會真正盡自己的責任,才會有將工作做好的動力。

怎樣才能使集體決策有效呢?

1.少數(shù)人的相互信任
集體決策的第一個前提是參與決策的成員的相互信任,這種信任需要成員間坦誠地溝通,更需要改變一些日常的管理習慣,注意以下常見的問題:
是否可以輕而易舉地舉行會議。舉行會議是進行決策最常見的工作方式,大家都習慣通過會議處理問題、交流看法、明確各自的職責,最后達成共識并形成決議。如果會議議而不決,甚至無法把會議進行下去,經常跑題,經常爭論并堅持各自的見解,自然就無法進行有效地決策了。
是否能夠經常性地交流溝通。能夠輕而易舉、經常性地溝通是決策有效的最關鍵因素。在多數(shù)的情況下,得不到好的結果是因為彼此的不理解和信息不對稱。因此在決策層面需要做溝通渠道的設計、溝通信息的發(fā)布,以及溝通方式的設計,使得每一個成員能夠順暢地溝通。
是否都能開誠布公、相互配合。如果集體決策需要用一種狀態(tài)來描述,那就是開誠布公、相互配合。集體決策不是管理與被管理的關系,是一個相互依賴的關系,是支持和分工的關系。很多情況下,我們要求每個人應該意識到自己的作用是至關重要的,每一個人都是流程的必要組成部分,缺一不可。
是否都能了解其他人的作用和技能。了解各個成員并尊重每一個人是形成信任的首要前提。了解他人的意義在于可以使每個人的作用和技能得到發(fā)揮,了解他人的最好的結果是能夠帶來可以信任的機會。

2.互補的技能
集體決策的第二個前提是決策成員的技能互補,這些技能主要包括三個方面:技術性或職能性的專家意見、解決問題的技能和決策技能、人際關系的技能,這些技能的互補需要成員的坦誠和相互的溝通,更重要的是需要改變日常的一些管理習慣,注意以下常見的問題:
每個成員的技能能否實現(xiàn)互補。在這些技能中,我最為擔心的是成員們過多依賴人際關系技能,而忽略了專家意見或者解決問題的技能。因為在大多數(shù)情況下,人們喜歡折中、從眾,如果是這樣,我們就得不到互補的技能。
每個成員有無可能把自己的技能水平提高到團隊目標所要求的水平。也許大家具備這些互補的技能,這時我們需要確認這些技能是否符合完成目標所要求的水平,否則,這些技能也不能夠保證決策的有效性。
每個成員是否愿意花時間幫助自己和他人學習和發(fā)展技能。這是一個相當重要的問題,因為如果成員們不能夠幫助自己和他人學習、成長,決策的可靠性就會大大降低。

3.具體目標與共同的工作方法
具體的業(yè)績目標和共同工作方法對完成任務是必要的,因為只有這樣才能形成最大的合力。對此 ,要注意以下常見的問題:
所使用的工作方法是否具體、明確;
每個人是否都能真正理解并一致接受這種方法,以及它是否能導致目標完成;
這種方法能否利用并增強所有成員的技能;
這種方法是否要求所有成員對實際工作做出同樣的貢獻;
所有成員是否都以同樣的方式說明這種方法;
這種方法是否可以隨時進行修正、改進。

個人負責

“責任”一直是管理的基本問題,堅持集體決策并不意味著也要集體負責。責任永遠需要個人承擔,沒有集體責任這樣一個說法。在這個方面我們需要非常明確,不能夠有任何含糊。
在西方的管理理論中很少探討責任問題。因為在西方的文化中,責任是非常清晰的,人們在行為習慣中就形成了個人承擔責任的意識,承擔責任成為一個人從事職業(yè)的基本素質。但是中國傳統(tǒng)文化一直強調中庸,強調和諧與遷就,人們不習慣于責任,加上民間盛行“槍打出頭鳥”、“法不責眾”等說法,人們的責任意識更加淡薄。于是,幾乎沒有中國人不知道“扯皮”一詞是什么含義,而且很多人往往精于此道,甚至以此為榮。
但是,沒有明確的個人責任意識,就無法讓管理變得有效;如果沒有明確的個人責任意識,就無法承擔經營的后果;最嚴重的是,如果沒有明確的個人責任意識,就不會有風險控制。所以,個人責任是我們對自己和他人做出的嚴肅承諾, 組織成員是否能夠勇于承擔責任可以用來檢驗組織是否健康、成熟。惟有能夠明確責任,我們才能夠實現(xiàn)真正的管理,才有可能分辨組織中每一個人的工作質量、每一個人的努力方向、每一個人的工作績效。管理只對績效負責,沒有個人責任也就沒有績效可言。

要實現(xiàn)個人負責制,需要達成如下共識:
每一個人是否都愿意為組織目標負責;
每一個人是否能夠根據(jù)對組織目標的貢獻大小來衡量自己是否進步;
是否所有的團隊成員都感到對所有的衡量指標負有責任;
是否所有的團隊成員都明確什么是他們的個人責任,什么是大家共同應負的責任;
有沒有“團隊協(xié)作只會導致失敗”的感覺。
在實際的管理工作中,我們常常被一些問題困擾:組織的目標到底是誰的目標?工作方法是否應該堅持共同性?工作產品的價值如何理解?對這些問題的看法又決定了人們的工作行為選擇,也就決定了決策的執(zhí)行效果。
組織的目標一定要成為每個人的目標才行,如果組織的目標只是組織的,那么這個目標是虛幻的。有一天,某個具體的組織可能消失,但是個體仍然會存在,而且個體存在的意義永遠大過組織,這不是對與錯的問題,而是一個自然事實。因此,組織的目的和目標應該是個體的目的和目標才有意義。工作方法的共同性是保證決策有效的前提。工作產品的價值恰好是員工個人價值定位的一部分,它包括:工作的獨立性與自主性、工作的挑戰(zhàn)性和刺激性、個人職業(yè)的提高和發(fā)展、與自己欣賞的老板共事等。如果我們能夠根據(jù)具體的目標來衡量我們的進步,并能夠把這些目標化解為每個人的目標,并以此來指導自己的行為,那么個人負責的習慣就會養(yǎng)成。
全球熱播的電影《亞瑟王》是說明個人之所以必須承擔責任這個問題的最好例子。當自由是每個人渴望的目標的時候,亞瑟王和他的圓桌騎士們知道,解救他人是每個人的責任。為了擔負這個責任,他們把所獲得的自由放下,最后才真正實現(xiàn)了自由這個目標。

(本文作者系華南理工大學工商管理學院教授)