區(qū)一:“總結(jié)一定要低調(diào)”

我們從小接受的教育就是:做人一定要謙虛,不要過于表現(xiàn)自己。托爾斯泰曾經(jīng)說過一句話:與其說得過分,不如說得不全,切忌浮夸鋪張。尤其對(duì)于需要配合的部門之間,經(jīng)理人往往更愿意充當(dāng)一個(gè)教練、智囊的角色。因此,“低調(diào)為人”是這類經(jīng)理們普遍的職業(yè)心態(tài)。
于是,“低調(diào)”的總結(jié)中總是貫穿著“在上級(jí)的關(guān)懷和同仁的共同努力下”、“在領(lǐng)導(dǎo)的英明決策下”這類的套話,難免讓人覺得言之無物。因此,總結(jié)中要增加實(shí)質(zhì)內(nèi)容,而非過多的官話、套話。還有一種情況是,把自己的失誤總結(jié)得過于細(xì)致。這種“放大缺點(diǎn)”的做法,更會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)懷疑你的能力。
而裝模作樣地所謂“自我檢視”,就使得年終總結(jié)難免帶有更多的壓抑與灰色。
其實(shí),我們不妨走出窠臼,重新審視一下現(xiàn)實(shí)。
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷提升,許多領(lǐng)導(dǎo)人越來越放權(quán),客觀地說即便是直線領(lǐng)導(dǎo)也并不能充分了解每一名下屬的工作情況。因此,下屬不要再幻想自己的所作所為“領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)看在眼里、記在心上”,他沒有那么多時(shí)間,也沒有那么細(xì)膩的心思。我們需要通過總結(jié)來溝通、來展現(xiàn)自己取得的成績(jī),往往會(huì)贏得更多的理解和支持!事實(shí)上,總結(jié)也是一個(gè)加強(qiáng)上下級(jí)溝通、加深了解的過程。
因此,一份智慧與自信的總結(jié),一定會(huì)讓你的上司對(duì)你刮目相看。同時(shí),作為部門經(jīng)理,你的總結(jié)不僅關(guān)系到自己在上司心中的印象,甚至還關(guān)系到本部門在上司心中的印象。因此,適度 “當(dāng)仁不讓”地表現(xiàn)自己的“作為”,越來越具有現(xiàn)實(shí)意義。

誤區(qū)二:“總結(jié)就是要格式化”

其實(shí),總結(jié)也是一個(gè)人思維模式的體現(xiàn)。比如,A君是理工科出身的項(xiàng)目經(jīng)理,他習(xí)慣于用數(shù)字說話,他的總結(jié)通常都是數(shù)字和圖表。A君認(rèn)為:這樣的總結(jié)清晰而明朗,可以客觀、量化的反映工作情況,同時(shí)由于他原來的老板很喜歡這種圖表方式。然而新任的老板似乎并不以為然,把他的總結(jié)比喻為“冰冷的項(xiàng)目報(bào)告”。
而B君是一位從事人力資源工作的年輕人,平日里激情四射,比較喜歡展示自己。而他的年終總結(jié),也像他本人一樣,揚(yáng)揚(yáng)灑灑、激情飛揚(yáng),然而,似乎又缺少了客觀的總結(jié)和系統(tǒng)性思考,讓人們熱血沸騰之余,沒有看到什么真正的內(nèi)容。
因此,年終總結(jié)既不能只有客觀數(shù)據(jù)、理性分析的“一目了解”,也不能是紀(jì)實(shí)文學(xué)似的長(zhǎng)篇報(bào)道,而應(yīng)該是一個(gè)有系統(tǒng)性的報(bào)告,既有表格、圖表作為輔助,又要有清晰明朗的文字匯報(bào)。
同時(shí),在年終總結(jié)的匯報(bào)形式上,也可以充分利用多媒體演示的方式,給領(lǐng)導(dǎo)和同仁做一個(gè)更為直觀和生動(dòng)的年終匯報(bào)。
總之,一個(gè)能被上司贊許的總結(jié),是需要能“跳出來”的總結(jié)。當(dāng)然,前提是摸清并符合上司的要求與口味。

誤區(qū)三:“報(bào)喜不報(bào)憂是上策”

在總結(jié)中,大部分人都希望談及自己得意的事,而對(duì)于錯(cuò)誤、失誤、不愉快會(huì)不自覺的避重就輕,這也是可以理解的。就像職場(chǎng)人士在追求成功和逃避痛苦時(shí),往往會(huì)不自覺的給自己一些心理暗示。比如:“自己非常優(yōu)秀”、“他們都沒有眼光”等等有利于自己的心理暗示。因此,人們也更愿意談及自己的成功方面,以使自己保持積極向上的精神狀態(tài)。
因此,許多人都會(huì)有報(bào)喜不報(bào)憂的傾向。有的公司規(guī)定:在總結(jié)中,一定要至少總結(jié)出自己的三點(diǎn)失誤和不足。但是有人依然會(huì)避重就輕,只談些無傷大雅的小失誤,甚至明貶暗褒的“好缺點(diǎn)”。
當(dāng)然,歷史總有歷史的原因。有一個(gè)部門經(jīng)理人說:我以前也愛總結(jié)自己的失誤和不足,但是發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為是你的能力不行,甚至?xí)�常常拿這個(gè)說事兒,或者需要你越來越多地進(jìn)行匯報(bào),開始感覺是領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心,但后來卻有不被別人信任的感覺,非常不舒服。
但是,你是否想過:如果你不主動(dòng)提及失誤,當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)你的失誤時(shí),你又該如何應(yīng)對(duì)呢?“只重結(jié)果不重過程”的領(lǐng)導(dǎo)越來越少了,領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)并且需要知道真實(shí)的情況,包括失誤的原因。
一位部門經(jīng)理說:面對(duì)失誤,我會(huì)更重視分析原因和改進(jìn)的對(duì)策,同時(shí),我也要讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到失誤并不是一個(gè)原因造成的。比如:有的失誤包括部門間的配合不利,下屬執(zhí)行層的偏差,領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督控制不利等原因,但是我認(rèn)為最重要的還是總結(jié)該如何避免這種失誤再次發(fā)生,我要提出改進(jìn)的方向和方法。

誤區(qū)四:“總結(jié)就要面面俱到”

年終總結(jié)對(duì)于部門經(jīng)理來說,不僅是要總結(jié)自己,而且還要總結(jié)部門情況,要盡可能全面地反映出一年的工作情況。但是,這里所說的全面絕對(duì)不是事無巨細(xì),更不是月總結(jié)或者周總結(jié)的堆砌,一定要抓住這一年來的工作重點(diǎn)和幾個(gè)突出的成績(jī)、亮點(diǎn)進(jìn)行闡述,不能讓領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生“事情做了不少,但都印象不深”之感�？偨Y(jié)既要有需要濃墨重彩的渲染,也要有點(diǎn)到為止的內(nèi)斂,所謂張弛有度,層次分明。
在總結(jié)來年的計(jì)劃和展望時(shí),往往存在只有“輪廓”而沒有“清晰線條”的感覺。其實(shí),這也能體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的文化,是細(xì)致還是粗放。
有一個(gè)外企經(jīng)理人說:我們?cè)谀杲K總結(jié)時(shí),除了要總結(jié)今年做的事情外,還要我們寫下自己第二年要做的100件事情。我開始覺得,這太恐怖了,工作上能寫出要做的50件事,就相當(dāng)不容易了。但是這就是我們企業(yè)的文化:追求計(jì)劃性。最后,我總結(jié)的這100件事情中,不僅包括工作計(jì)劃,還包括了與同事之間要處理好的事情,個(gè)人工作與生活的事情等等,更像是個(gè)人來年的人生規(guī)劃,回頭看一下覺得還挺有意義的。

誤區(qū)五:“總結(jié)難免臨陣磨槍”

年底的業(yè)務(wù)通常都是最忙的�？赡杲K總結(jié)這時(shí)還要“湊熱鬧”,又要忙業(yè)務(wù)又要寫總結(jié),怎能不臨陣磨槍、不草草了事?
其實(shí)非也。
許多部門每周、甚至每日都會(huì)開例會(huì),而例會(huì)上的總結(jié)恰恰是年終總結(jié)時(shí)可以參考的素材。因此,一份好的年終總結(jié)不是臨陣磨槍、拍拍腦袋就能成就的,它其實(shí)也需要日常的積累和進(jìn)行階段性總結(jié)。只有把平時(shí)的總結(jié)做好了,才能“多快好省”地寫出一份到位的年終總結(jié)。
同時(shí),總結(jié)和工作其實(shí)是一個(gè)互相促進(jìn)的過程。尤其作為中層管理者,如果你注意總結(jié)和積累,在日常工作中就能不斷地改善部門工作狀況,那么年終總結(jié)中能有更豐富的內(nèi)容,并且在不斷改善中,領(lǐng)導(dǎo)會(huì)領(lǐng)略你的管理方式、管理思路和管理能力,從而會(huì)對(duì)你有更為準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。
總之,總結(jié)是在動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程中,形成的成績(jī)與問題,也是在這個(gè)動(dòng)態(tài)的過程中,不斷地化解和解決。而總結(jié)的意義也在于通過不斷地總結(jié),使個(gè)人、部門和企業(yè)規(guī)避錯(cuò)誤,取得更好的成績(jī)。

誤區(qū)六:“總結(jié)要向全體匯報(bào)”

許多單位做年終總結(jié),都是采取在全體同仁面前進(jìn)行匯報(bào)的形式。但其實(shí),并不是所有的總結(jié)都適合全體會(huì)的形式,也應(yīng)該分為“匯報(bào)總結(jié)”和“書面總結(jié)”。也就是說,員工在集體匯報(bào)時(shí),只總結(jié)工作內(nèi)容,比如一年來已經(jīng)完成了哪些任務(wù),或者超額完成了多少,還未完成哪些任務(wù),對(duì)于工作失誤要分析原因,制定來年的工作計(jì)劃等等。
但對(duì)有些問題可能只適合向上司匯報(bào),因此這一部分不妨只作為書面匯報(bào)。否則年終總結(jié)會(huì)上,聽到的難免是“形勢(shì)一片大好”的喜訊,而少了些深刻而沉痛的反思。
對(duì)于一些需要書面匯報(bào)的內(nèi)容,領(lǐng)導(dǎo)審閱后,也可以事后再與匯報(bào)者進(jìn)行一對(duì)一的交流�？傊�,年終總結(jié)無論形式如何,關(guān)鍵是要看總結(jié)的效果如何。
責(zé)任編輯:孔 龍