考研英語寫作24分講座講義之備忘錄的寫法

    備忘錄其實也是廣義的信函中的一種，主要用于公司內(nèi)部對公司的職員、部分通報信息，如會議安排、情況報告、問題處理等等。在英語中稱之為interoffice memorandum，其復(fù)數(shù)為memoranda，簡稱memo.除了可以采用書面形式之外，備忘錄也可以通過e-mail 發(fā)出。

    備忘錄的一般格式如下：

    MEMORANDUM

    To：

    From：

    Date：

    Subject：

    Body

    其中To項是收箋人，在其姓名前可以加上Mr.， Mrs.， Dr.等，在其姓名后可加上職位和部門。From項是發(fā)箋人，其姓名前一般不加尊稱，但姓名后同樣可加上職位和部門。Subject即內(nèi)容主題，一般用簡短的幾個字做簡略陳述，不需要是一個完整的句子，幾個詞或詞組即可。

    Body即內(nèi)容是備忘錄的主要部分，寫作應(yīng)力求簡明、確切。首先應(yīng)直入主題，列出比較重要的信息，然后可以具體說明事由、情況，提出意見和建議等，比較后可以根據(jù)具體情況或重申主題或表示意愿或感謝。

    需要指出的是，在備忘錄的末尾不需要簽名。但是，如果備忘錄還發(fā)給了收箋人以外的其他人，須在末尾cc： 之后寫上其姓名。請看下面的示例：

    Microsoft， Inc.

    Interoffice Memorandum

    To： Peter Clark， Rachel White

    From： Linda Larson

    Date： September 16， 2004

    Subject： Scheduling the project meeting

    As you know， we are having the project meeting next week in the projection room. Since the room holds only fifty people comfortably without overcrowding. I suggest we hold the meeting to the forty-one people in the Assembly Section on Thursday at 2：00 p.m. and to the remaining forty-three from the other sections on Friday at the same time.

    If there‘s any problem about this arrangement， please let me know.

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