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　　日常要處理許多信件電郵,因而運用英語上不得不留神,以下有一些個人意見,也參考了一些書本,希望大家有所得益。

　　D.寫信提示

　　1.人家的名字千萬不要錯.老一輩的看到名字錯就干脆攆去垃圾桶.

　　同樣,頭銜都不要錯.頭銜或?qū)W位,任擇其一吧.以下是一樣的:

　　HowardE.Wyatt,D.D.SPhD.

　　Dr.HowardE.Hyatt

　　2.多過一個男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.例如:

　　Messrs.Smith,Wyatt,andFury

　　女人呢?用Mesdames,Mmes.,orMses.同樣不要跟名字.例子:

　　Mses.Farb,Lionel,andGray

　　男女一齊呢?弄清楚稱呼就行.例如:

　　Dr.andMrs.HaroldWright

　　Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright

　　Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn

　　3.有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用一般的頭銜啊~有時大頭不知道對方頭銜,干脆用Ms.算了.

　　Ms.SarahGray

　　4.地址要低日期至少兩行.處名時,職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如:

　　KenGreen,President

　　KenGreen

　　VicePresidentofInternationalOperations

　　但這個就顯得有點。。。:

　　KenGreen

　　VicePresidentofUnicomChina

　　正確應為:

　　KenGreen

　　VicePresident,UnicomChina

　　5.老外的名字有時有Jr.或Sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人:

　　MichaelJ.Smith,Jr.

　　MichaelJ.SmithSr.

　　6.外國國名盡量用大寫.是為尊重,也方便郵差叔叔.

　　7.地址上的數(shù)字直接用阿拉伯數(shù)字吧,除了One,例子:

　　127NinthAvenue,North

　　127E.15Street

　　5ParkAvenue

　　OneWingrenPlaza

　　556-91Street

　　書信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關(guān)系才選擇用詞,例子:

　　1.VeryFormal非常正規(guī)的(例如給政府大老爺?shù)?

　　Respectfullyyours,

　　Yoursrespectfully,

　　2.Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦)

　　Verytrulyyours,

　　Yoursverytruly,

　　Yourstruly,

　　3.LessFormal不太正規(guī)的(例如客戶)

　　Sincerelyyours,

　　Yourssincerely,

　　Sincerely,

　　Cordiallyyours,

　　Yourscordially,

　　Cordially,

　　4.Informal非正規(guī)的(例如豬朋狗友,同事之類)

　　Regards,

　　Warmregards,

　　Withkindestregards,

　　Withmybestregards,

　　Mybest,

　　GivemybesttoMary,

　　Fondly,

　　Thanks,

　　Seeyounextweek!

　　有時在we,I,andyou之間選擇是很煩的事--

　　如果是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類,可以用:

　　Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.

　　Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.

　　如果單純說你自己,可以用:

　　Ifoundthebrochureveryinformative.

　　有時可以一起用啦...:

　　Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.

　　那么I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯了.多用you有時會有隔閡的感覺.

　　Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.(好像欠你一樣)

　　I‘mpleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou‘llagreetoserve.(這就友善多了)

　　Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你來判斷我呀)

　　Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.(客氣一點,人家受落)

　　總之,語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度.

　　開頭致意

　　用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼.如果沒有名字,或者是好正規(guī)信的信件,可以考慮這些:

　　DearCommitteeMembe:r:

　　DearMeetingPlanner:

　　DearColleagues:

　　ToAllSalesReps:

　　ToWhomItMayConcern:

　　DearSirorMadam:

　　DearMadamorSir:

　　DearPurchasingAgent:

　　如果是公司呢?

　　GentlemenorLadies:

　　LadiesorGentlemen:

　　什么怪事都有,如果那公司是全男班或全女班呢?

　　DearSirs:

　　DearLadies:

　　DearMesdames:

　　Gentlemen:

　　Ladies:

　　有時見到人家用冒號就說人家錯,其實也未必啊,看:

　　DearMr.Jones:(非常正規(guī))

　　DearJoan:

　　DearJim,

　　Jim,(非正規(guī))

　　簽名

　　用筆親自簽名會比較受落,免到過都不要電腦貼圖或蓋章啦....不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之類一起簽,人家會笑你的...

　　簽名也看信件的語氣.給朋友或公司客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者BillGates啦