跟單員考試:接單與審單概述
來(lái)源：發(fā)布時(shí)間：2007-10-26 15:00:57
外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易.我們分別來(lái)了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作.
貨物的出口交易有二種形式,一種通過外貿(mào)公司出口,另一種是自營(yíng)出口.跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有:接單,跟進(jìn)生產(chǎn),出貨跟蹤,制單結(jié)匯等.
一,接單:接單也即合同的簽定,訂單的取得.
合同的書面形式并不限于某種特定的格式.任何載明雙方當(dāng)事人名稱,標(biāo)的物的質(zhì)量,數(shù)量,價(jià)格,交貨和支付等交易條件的書面文件,包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件,電報(bào)或電傳,都足以構(gòu)成書面合同.
1.下單方式:客戶下單的方式有:通過電話,Fax, Email或書面合同等方式.
2.接單的途徑:交易會(huì),出訪,出國(guó)參展,邀請(qǐng)客戶來(lái)訪,利用我們的網(wǎng)站,等等.
3.接單的形式:在出口貿(mào)易中,跟單員接的單沒有特定的限制,最常見的是: 英才論壇
(1) 合同:(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALES CONTRACT)和購(gòu)貨合同(PURCHASE CONTRACT).前者由賣方草擬,后者由買方草擬.
(2) 確認(rèn)書;(CONFIRMATION)它比合同要簡(jiǎn)化些.對(duì)異議,仲裁,不可抗力等條款都不列入.它也有銷貨確認(rèn)書(SALES CONFIRMATION)和購(gòu)貨確認(rèn)書(PURCHASE CONFIRMATION).這種格式的合同一般適用于成交金額不大,批次較多的輕工商品,日用品,土特產(chǎn)等.而合同用的比較正規(guī).機(jī)器設(shè)備,大棕貿(mào)易的進(jìn)出口.
還有協(xié)議書,意向書,訂單和委托訂單等.要提的是,客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單,我們收到后要回復(fù),不能置之不理,否則算默認(rèn).
4.接單的程序: 接單的程序可分為詢盤,發(fā)盤,還盤和接受四個(gè)環(huán)節(jié).
(1) 詢盤:(INQUIRY)又叫詢價(jià).
(2) 發(fā)盤:(OFFER)又叫發(fā)價(jià).是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件,并愿意按照這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示.在實(shí)際業(yè)務(wù)中,發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的.
中華英才實(shí)驗(yàn)室
(3) 還盤:(COUNTER-OFFER)又叫還價(jià).
(4) 接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件,并愿意按這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示.
中華英才實(shí)驗(yàn)室
二,審單:即審核合同
1.審單內(nèi)容:
確認(rèn)產(chǎn)品名稱,規(guī)格,質(zhì)量,數(shù)量,單價(jià),價(jià)格條款,總額,付款方式,包裝要求,交貨期,交貨方式
2.審單方法:
(1)產(chǎn)品名稱,規(guī)格:
審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品 與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào) 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格.
(2)質(zhì)量:
也稱品質(zhì).是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合.在國(guó)際貨物買賣中,貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件,也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件.
(3)數(shù)量:
應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥,其計(jì)量單位,重量以及約數(shù)有何規(guī)定.
約數(shù):如合同數(shù)量前加"約",可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng).國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一.有的認(rèn)為是2.5%,有的認(rèn)為是5%.按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》,信用證上如規(guī)定約字,應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度.
(4)單價(jià),總額的審查:
1.客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出,我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì) 總額有沒有加錯(cuò) 新客戶下單,要查看我們給他的報(bào)價(jià).
2.通常我們以美元為結(jié)算貨幣,但也有以其它幣種的.要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣.(英鎊,港幣,歐元) 中華英才實(shí)驗(yàn)室
(5)價(jià)格條款的審查:
出口貨物的單價(jià)條款,也稱價(jià)格術(shù)語(yǔ),常用的有:
FOB 船上交貨價(jià)(指裝運(yùn)港的價(jià)格條件)
C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨
CIF 成本 保險(xiǎn)費(fèi) 運(yùn)費(fèi)(指目的港)價(jià)格 中華英才實(shí)驗(yàn)室
常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下:
(1) FOB價(jià)格換算為其它價(jià):
CFR價(jià) = FOB價(jià) 運(yùn)費(fèi)
FOB價(jià) 運(yùn)費(fèi)
CIF價(jià) = -----------------------
1 - 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
(2) CFR價(jià)格換算為其它價(jià):
FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià)
CIF價(jià) = ----------------------------
1 – 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
(3) CIF價(jià)格換算為其它價(jià):
FOB價(jià) = CIF價(jià) X (1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率) - 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià) = CIF價(jià) X ( 1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率)
(6)付款方式審查:
1. 付款方式是否能接受 LC ,付定金,等等.
2. 支付的貨幣能否接受
(7)包裝要求的審查:
1.工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝,展示給客戶能否接受
2.客戶提供的包裝(彩印,尺寸)我們能否做
3.客戶提供的包裝資料是否齊全 (內(nèi)包裝,外包裝,標(biāo)簽,說明書)
內(nèi)包裝:普合,白合,彩合,吸塑
外包裝:紙箱,木箱,桶裝,編織袋.最主要是嘜頭印刷.
(8)交貨期的審查
跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,公司是否能及時(shí)籌備到貨物,并裝船送達(dá).交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限,而不是某個(gè)具體日期.期限有長(zhǎng)有短.可以是2周,3周,或一個(gè)月,二個(gè)月,一個(gè)季度或更長(zhǎng).
(9)交貨方式的審查:
運(yùn)輸主要有海運(yùn),陸運(yùn),空運(yùn),郵寄等等.
注:如運(yùn)費(fèi)由客戶支付,客戶決定交貨方式.如我們付費(fèi),盡量用海運(yùn).如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià),而客戶要求空運(yùn) (趕銷售),我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用.
關(guān)于樣品:
要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步.
1.寄目錄,樣本:
2.準(zhǔn)備樣品.
(1)工廠現(xiàn)有的款式
(2)新款
(3)客戶來(lái)樣.
要領(lǐng):無(wú)論老品,新品,還是客戶來(lái)樣,樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn).特別是新品可能要反復(fù)修改幾次.跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品,以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣.在國(guó)際貿(mào)易中,憑樣品成交的比重很大.作為跟單員,我們要做到:
(1) 有完整的產(chǎn)品資料,主動(dòng)進(jìn)行宣傳.
(2) 新品的成本,價(jià)格要進(jìn)行核算.
(3) 新品的制作要留有實(shí)樣.
(4) 客戶的來(lái)樣要保存好原樣.
三,形式發(fā)票:PROFORMA INVOICE
買方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯,在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱,規(guī)格,價(jià)格等條件開立的一份參考性發(fā)票.這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用,對(duì)雙方都無(wú)最終約束力.為了區(qū)別于正式發(fā)票,它必須明顯表明"形式發(fā)票"字樣. 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息.(收貨人,合同號(hào),形式發(fā)票號(hào),開出日期). 產(chǎn)品信息 (品名,數(shù)量,價(jià)格,交貨期).合同條款 (價(jià)格條款,付款方法).此外,提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款.
注意幾點(diǎn):
1 .單價(jià)條款要明確 (FOB, CFR, CIF)
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 (LC, TT)
四,出口貨物跟單的基本程序:
出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn).它以貨,證,船,款為中心,包括備貨,催證,改證,租船訂倉(cāng),(報(bào)關(guān),報(bào)驗(yàn),裝船),制單,結(jié)匯等環(huán)節(jié).我們將這些程序概括為:
(1)籌備貨物:按訂單及信用證的要求,按時(shí),按質(zhì),按量地備好貨物.
(2)催審單證:大多數(shù)的支付方式是L/C.對(duì)安全收匯有保障,因它是銀行信用. 只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致,銀行保證付款.跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證,審核和修改的跟蹤工作.
催證:貨物快完成時(shí),要催證.
審證:審證是銀行和公司的共同職責(zé),但在范圍和內(nèi)容上有所不同.銀行從政策面上,開證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái) 開證行的資信 公司審開證人和受益人對(duì)否 L/C的貨物和金額與合同是否相同 裝期 特別條款
改證:審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事.包裝上,總金額,效期,包括拼寫錯(cuò)誤.要求對(duì)方修改,一份L/C,可能有幾處問題,我們要一一指出,一次性修改.
(3)訂倉(cāng)裝船:貨物備妥,L/C沒問題后,我們就要進(jìn)入到出貨裝柜,租船訂倉(cāng)和裝船的階段.按CFR 和CIF成交的,我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù).首先:
出貨裝柜:跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事.這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇,制作裝箱單,跟蹤裝柜等.
A. 貨柜選擇:根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜.常用的有:20' 29 – 30立方/17.5噸 40' 58 – 61 立方/22.5噸 40'H 68 –71立方/27.5噸
B. 制作裝箱單:裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況.應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格,數(shù)量,箱數(shù),毛凈重,包裝尺碼,總體積,箱號(hào),嘜頭等. C. 跟蹤裝柜:出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性.協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜.貨柜到廠后,跟單員要監(jiān)裝,指導(dǎo)貨物的擺放.如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨,每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用.
(4)制單結(jié)匯:是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié).
A.制單:貨物裝船后,跟單員要及時(shí)按L/C,合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù).
要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行.
出口單據(jù)主要有:匯票,發(fā)票,海關(guān)發(fā)票,提單,裝箱單,產(chǎn)地證,商檢證,保險(xiǎn)單等.
B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù),并及時(shí)送交了銀行,我們就可及時(shí)收到貨款了.
單據(jù)要求:正確,完整,及時(shí),簡(jiǎn)明,整潔
五,進(jìn)口貨物跟單的基本程序:
就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行.其程序?yàn)?租船訂倉(cāng),申請(qǐng)開證,催交裝運(yùn),辦理保險(xiǎn),商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等.