外貿(mào)跟單員實習(xí)日志
來源：考試大發(fā)布時間：2013-01-09
1、首先跟單員需要每天處理客人的E-mail，包括自己有關(guān)訂單的任何疑問出電郵問客人；答客人的任何關(guān)于訂單的問題。收到客人的E-mail首先在電腦上看一遍，然后依次打印出來，有關(guān)批核的信息第一時間通知給工廠，因為有的問題是要問工廠或有關(guān)同事才能答給客人的。 然后打印出物的電郵要按款號存檔。收到客人原辦和資料拍照或畫圖需要檢查客人資料是否齊全，包括：數(shù)量，尺碼分配，尺寸表，顏色，物料，包裝方法及物料并且要仔細(xì)看清客人原辦的制做工藝有無特別的加以記錄，以便能夠有重點的跟進生產(chǎn)然后整理好資料，開辦單給工廠報價及做初辦（一般報價要在兩日內(nèi)完成）。同時要做好一個進度表，以便跟單員可以跟進整個訂單的進度。督促工廠能夠按時交貨。收到工廠報價和公司的目標(biāo)價對比，如有相差須與工廠協(xié)商使價錢接近公司目標(biāo)價制做價目表給公司老板批準(zhǔn)，老板批準(zhǔn)OK后，會有一個報價給客人，待客復(fù)價錢OK即可做以下的工作了。 接著就是追工廠的初辦，及物料批辦，都要一式三份，一份給客，一份自己存檔，一份預(yù)給工廠（將會寫上客人評語）自己先核對是否正確，如不正確要退回工廠重做，如正確要寄給客人批�？腿擞蓄^辦評語寫在給工廠的頭辦上和物料批辦上給工廠要求工廠按評語做生產(chǎn)前辦（或銷售辦或稱為大辦視客人要求）訂物料或重新做物料辦 最后在做辦期間，要做好生產(chǎn)制單及QC查貨的文件，包括生產(chǎn)制單，色辦，大貨布辦，包裝資料及正確大貨物料卡。還要一件正確的PP辦。PP辦要有簽名蓋章及批準(zhǔn)日期及客人的一些評語。但盡量要求工廠能夠做到所有物料正確。掛好掛牌，就可以寄給客人。待客人批復(fù)OK即可通知工廠開裁生產(chǎn)了。 安排QC查中期。工廠開裁2-3日要通知QC同事去看中期了。 走貨時要按QC同事的尾期查貨報告出給工廠發(fā)貨批準(zhǔn)書，雙方簽名確認(rèn)此批貨品無任何品質(zhì)問題，即可走貨。追工廠的裝箱單，和商業(yè)發(fā)票核對無誤后提供給船務(wù)部的同事。 實際生產(chǎn)中會有不同的問題出現(xiàn)，跟單員要第一知情，如果自己可以解決的就可以直接和工廠協(xié)商解決。但很多問題是不能自己一個人解決的，必須上報上司，甚至要同客人協(xié)商
2、今天本以為會輕松了，沒想到跟單員跟我說我還需要很多表格要做。這幾天因為跟單的事情我都快累崩潰。 因為工藝尺寸表和訂單計劃表是由公司提供（以便檢品時有正確的依據(jù)），所以我就不用再做了，不過我還要做主輔料色卡、交貨配比數(shù)或裁剪數(shù)、驗貨報告單（對生產(chǎn)質(zhì)量進行檢驗）、生產(chǎn)計劃表（對近期的計劃進行管理）、裝箱單（根據(jù)工廠的實際生產(chǎn)情況制定，對工廠的裝箱數(shù)字進行控制）、出貨匯總表（對已出貨的款式進行管理）等 . 跟單必須需要一套正確的搭配數(shù)量表，以便控制裁剪生產(chǎn)過程中的具體數(shù)量。也要在生產(chǎn)前核算出主料的總量是否滿足交貨的數(shù)量，及時地作出調(diào)整。在開裁的過程中把裁剪的損耗盡量控制在2%的范圍內(nèi)。要建立正確的裁剪數(shù)字，主料耗量等統(tǒng)計表。其次對生產(chǎn)過程中每日的生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)實數(shù)作統(tǒng)計以便控制交貨進度。 在交貨期已確定的情況下，與工廠聯(lián)系生產(chǎn)計劃及每日進度安排，建立正確可*的生產(chǎn)進度表，包括后道的包裝進度，在交貨前一周必須確定工廠是否按期完成的判斷。 所以制作表格是很重要的。 今天的工作中我了解到，跟單員要有良好的溝通能力和調(diào)解能力，對工廠提出各種建議都要有合適的方法，杜絕產(chǎn)生沖突。能自我調(diào)整好心態(tài)。每天要進行自我工作總結(jié)，主動向公司反映工作進度 .
3、今天我很詫異，因為今天老板讓我嘗試跟單。當(dāng)老板跟我說的時候，我都愣住了，不過不管了，既然老板這么安排是有她的道理的。而且我又不是沒嘗試過其他的職位，就比如說采購。 我跑到跟單員面前，他笑嘻嘻說，看來你的表現(xiàn)得到的老板的認(rèn)可。我心里頭樂滋滋的。他跟我主要說了一些怎么去找客戶，能接單才是硬道理。找客人分兩種，一種是我們主動出擊，動用一切我們能用到的資源去發(fā)現(xiàn)潛在的客人。另外一種是撞上門的，客人主動來找你。不過無論是哪種，我們的關(guān)鍵是要抓住他，他還說，“不管黑貓白貓，能抓住老鼠就是好貓”，接到定單才是硬道理！在去抓老鼠之前我們也還是要先去找點誘餌，現(xiàn)在的老鼠太狡猾，輕意不會出來覓食的！ 現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)這么發(fā)達，當(dāng)然首選計算機網(wǎng)絡(luò)了，所以第一步是從網(wǎng)上找客人，也是新人最常用或者說只能用的方法，畢竟它的優(yōu)勢特別明顯，費用低，只要你有時間。而他的缺點也同樣明顯，效果小，符合經(jīng)濟學(xué)規(guī)律。他告訴我可以去B2B（BUSINESS TO BUSINESS）網(wǎng)站。因為他就是經(jīng)常上這個網(wǎng)站的，而且效果不錯，一個星期總有幾公司問津。 他最后還提醒我說，雖然跟單賣的是產(chǎn)品，但是同樣賣的是我們的個人。現(xiàn)在做生意在價格已趨向透明的時代，價格已經(jīng)不是唯一因素。服務(wù)已經(jīng)被提升到了一個很高的檔次，服務(wù)需要人去服務(wù)，所以業(yè)務(wù)員本身的素質(zhì)，能力，人格魅力在現(xiàn)在的生意場上尤其重要。做生意做的是人。 我想正如跟單員所說的，個人魅力也是一個成功的因素，或許在某個方面的長處被老板發(fā)現(xiàn)了，她才希望我去試試吧！
4、今天正式開始接觸跟單了，因為有客戶跟我EMAIL回復(fù)了，我興奮不已。當(dāng)我將這個消息告訴老板的時候，我們老板太高興的對我說：我果然沒有看錯你！ 然后我就跟著跟單員去準(zhǔn)備樣品。無論對方要我們的LED 還是主板，最終他們咸興趣的還是我們的產(chǎn)品，在決定大批量購買之前他們肯定是想看看我們以前做過的產(chǎn)品，這種產(chǎn)品我們習(xí)慣叫樣品。 跟單員對我說，樣品是一個企業(yè)的形象代表。除了空洞的網(wǎng)絡(luò)，其他公司對我們能直接接觸的是什么？除了樣品還能是什么？精明的人從一個樣品就能對一個公司有個大體的了解，從對樣品的處理方面就能看出一個公司的服務(wù)！ 樣品是產(chǎn)品品質(zhì)的代表。一個樣品就能體現(xiàn)出貴公司經(jīng)營的產(chǎn)品是高檔的還是低檔的，是超市產(chǎn)品還是地攤貨。樣品是價格的代表。很多時候同樣的圖片不同的工廠出來的會是天差地別的價格，只有看到了樣品，才能準(zhǔn)備定價。一分錢一分貨。 所以樣品的準(zhǔn)備是馬虎不得的。樣品對于一個企業(yè)有多重要，一個樣品的好壞直接關(guān)系著客人是否能進來，定單是否被敲定，是關(guān)系著有沒有生意做的大問題，所以他告誡我一定要引起重視，不要因為一個小小的樣品毀了一個大大的定單！我一直點頭稱是。 我們準(zhǔn)備了XXX，然后我和跟單員開始和XX公司定時間、地點以及檢查樣品等。 今天的經(jīng)歷讓我感覺自己成長了很多，學(xué)會了很多，我更加自信了！
5、因為下星期一才跟XX公司接觸，所以我們還有時間。不過去工廠驗貨也是必須的，否則因為一個樣品讓客人抓住把柄，我們的談判將舉步維艱。 跟單員還特別要求我?guī)ЧP和尺子，以及驗貨報告。然后我們坐公司的車到公司指定的廠家去驗貨。 到了工廠，從包包中拿出筆，驗貨報告，驗貨工具，合同，看看總共有幾箱。然后找了幾個工人 來搬貨。跟單員是比較有經(jīng)驗的，他告訴我，一般比例有個5%-8%就夠了 ，如果數(shù)量太多的話，就按照規(guī)定要求來。我們自己去驗貨的目的是了解工廠生產(chǎn)產(chǎn)品的情況， 挑的時候最好范圍廣一點，最好一批貨東抽兩箱，西抽兩箱，加強隨機性，不要到時候工廠作弊都不知道，那可真的慘了！聽到這些，我立馬警覺起來了，沒想到一個驗貨都還有這么多技巧。 東挑西挑總算挑出來了幾箱，先記下箱號，然后看看紙箱有沒有破損啊，紙箱是不是專用的 有沒有打包帶，打包帶是人工打的還是自動的最后看看封箱的膠帶客人有沒有要求（黃色膠帶，透明膠帶， 牛皮紙膠帶等等）是不是要求工字型封箱？這些都是需要注意的重點。 看完紙箱后，一個字一個字的對過來，萬一對錯一個 可是要扣money的，因為有些工人是不認(rèn)識英文的，象填箱號的 地方他們沒填，重量和尺寸單位沒轉(zhuǎn)換，客人要求是LBS的他們做成了KGS，INCH的做成了CM，CUFT給 你寫了個18等等，這些小細(xì)節(jié)要注意，工廠也不是存心想做錯的，只是他們不知道該怎么做對！ 今天感覺累死了，回到家都是腰酸背痛的，沒想到跟單也不是一件容易的事情啊
6、因為需要驗貨的數(shù)量比較多，要求比較繁瑣，而且還有一些沒有達到要求，所以今天還需要去查驗其他產(chǎn)品和規(guī)格的貨物。 昨天下午有雨時間緊迫沒有驗完，所以今天跟單員帶著我繼續(xù)來到工廠。昨天對了紙箱箱號，隨機樣品以及產(chǎn)品的一些尺寸厚度還有標(biāo)碼之類的。所以今天需要確認(rèn)內(nèi)盒的一些樣品。 打開紙箱，確認(rèn)紙箱里面的樣品是否屬于我公司要求的，里面還有只內(nèi)盒，拿出合同繼 續(xù)較對，看看內(nèi)盒上面是否需要什么印刷啊，標(biāo)貼啊，如果有條碼還要找個掃描機來掃描，工廠沒 有就帶回來掃。然后再用標(biāo)尺測量厚度和長度以及一些電容松動和是否通路等。內(nèi)盒因為客戶也對封箱膠帶有要求需要按三面封口，所以按照客戶的要求封。然后我們還要要較對的 是色差問題，中間修改多的還是要仔細(xì)較對整個彩盒的文字印刷，不怕一萬，只怕萬一呢！ 然后在對照合同看上面的其它要求，最常用的就是貼標(biāo)貼了，標(biāo)貼上有UPC的所以還要注意要掃描過。 整個檢查的過程完成以后，我們就跟工廠簽訂驗貨單，然后交由公司的采購員和財務(wù)部，由于我都有涉及，所以老板讓我跟采購員和財務(wù)員直接商討，最終交由老板直接裁、簽字。
7、今天任務(wù)不重，我做完財務(wù)的事情就跟著跟單員在聊昨天的驗貨不足之處。 他說我們需要先看單個產(chǎn)品的包裝，是PB，還是PB/HEADER，塑料袋的 封口嚴(yán)不嚴(yán)，吊卡訂的正不正，客人對訂書針的位置有沒有要求，對PB的材質(zhì)有沒有要求，PB袋上 有沒有印刷，印刷的內(nèi)容有沒有錯誤，要沒要要求警告標(biāo)，有沒有要求UPC碼和貨號標(biāo)，有沒有要求 MADEINCHINA等等，一定要注意與合同一致，所有與客人不一致的地方都要修改。 看完包裝以后看產(chǎn) 品，拿出確認(rèn)樣進行對照，用目測的地方用目測，用工具的地方用工具，原則上是要同確認(rèn)樣一致 ！這里可能最麻煩的就是產(chǎn)品的品質(zhì)上面出了點問題，如果嚴(yán)重的話那肯定是不能出貨的，怕就怕 的是哪些不上不下的貨，出也可以不出也可以，這個時候就要憑經(jīng)驗來判斷了，要根據(jù)客人的性質(zhì) 和對客人的了解來決定這批貨的結(jié)果！如果自己沒把握，多帶幾個出貨樣回公司，交給領(lǐng)導(dǎo)或者有 經(jīng)驗的前輩來判斷這批貨的去留！ 由于我們昨天的事情解決的比較匆忙，而且我們商討中還出現(xiàn)了一些不足，所以我們下午還需要重新去工廠驗貨。 在下午的驗貨過程中我們果真還發(fā)現(xiàn)了2個樣品出現(xiàn)了質(zhì)量問題，然后要求工廠跟換貨物和對這批貨物重現(xiàn)檢測，封箱。我都不記得我們重復(fù)了多少次，不過，直到我們看的滿意才放過的。 就這樣，我下午和跟單員就在工廠呆了4個小時才重新將貨物弄好，雖然我汗流浹背的，不過我覺得還是值得的，畢竟這是我第一次直接接觸工廠，在這個過程中，得到了跟單員還有倉庫管理員的高度評價，他們接著教育我，作為一個新人仍舊需要多看、多聽、多學(xué)。
