2011年跟單員考試綜合輔導(dǎo)沖刺講義（8）
來(lái)源：中大網(wǎng)校發(fā)布時(shí)間：2011-11-08
為了幫助考生系統(tǒng)的復(fù)習(xí)跟單員考試課程全面的了解跟單員考試的相關(guān)重點(diǎn)，小編特編輯匯總了2011年跟單員考試相關(guān)資料，希望對(duì)您參加本次考試有所幫助！！
跟單員的工作界定
1.業(yè)務(wù)跟單：嚴(yán)格說(shuō)應(yīng)該叫“業(yè)務(wù)跟進(jìn)”，就是對(duì)準(zhǔn)客戶(hù)（即對(duì)本公司服務(wù)或產(chǎn)品有購(gòu)買(mǎi)或享用意向的人群）進(jìn)行跟進(jìn)，以締結(jié)業(yè)務(wù)合同為目標(biāo)的一系列活動(dòng)。對(duì)外是業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)員的助理。
2.生產(chǎn)跟單：對(duì)已接的客戶(hù)訂單進(jìn)行成品出貨送達(dá)客戶(hù)前的生產(chǎn)進(jìn)度、貨運(yùn)報(bào)關(guān)跟進(jìn)，以確保如期出貨搭上運(yùn)輸器為目標(biāo)。對(duì)內(nèi)是業(yè)務(wù)經(jīng)理、生產(chǎn)主管或總經(jīng)理的特別助理。無(wú)論是工廠企業(yè)里的跟單員，還是貿(mào)易公司里的跟單員，其基本職責(zé)也都是由這“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩大部分構(gòu)成。對(duì)于貿(mào)易公司里的跟單員，無(wú)非是對(duì)工廠運(yùn)作的介入少一些。
跟單員是一個(gè)企業(yè)與市場(chǎng)的接口——是企業(yè)與市場(chǎng)、業(yè)務(wù)員以及客戶(hù)之間聯(lián)系的紐帶和橋梁，是一個(gè)企業(yè)的窗口和門(mén)戶(hù)。
跟單員的工作定位
公司有大小，分工有不同。大公司分工細(xì)，員工涉及的面往往很窄。小公司“麻雀雖小，五臟俱全”，相關(guān)人員卻能獨(dú)擋一面！跟單員也不例外：
在小公司：
跟單員=內(nèi)勤業(yè)務(wù)員（或叫業(yè)務(wù)主管）
+生產(chǎn)計(jì)劃員（或叫計(jì)劃主管）
+物控員（或叫物控主管）
+采購(gòu)員（或叫采購(gòu)主管）
（可謂是：一人之下，萬(wàn)人之上，集“大權(quán)”于一身！）
在大公司：
跟單員=內(nèi)勤業(yè)務(wù)員
或：跟單員=業(yè)務(wù)部助理
代表業(yè)務(wù)部向生產(chǎn)計(jì)劃及制造部門(mén)要貨、催貨、跟蹤出貨。
或：跟單員=總經(jīng)理特別助理
或：跟單員=總經(jīng)理室特別助理
代表總經(jīng)理或老板向生產(chǎn)計(jì)劃及制造部門(mén)要貨、催貨、跟蹤出貨。
一個(gè)企業(yè)之存在，一個(gè)企業(yè)之生存與發(fā)展，都是以訂單為主線(xiàn)條的，作為訂單的跟進(jìn)者，跟單員的工作跨越了一個(gè)企業(yè)運(yùn)作體系的每一個(gè)環(huán)節(jié)。
隨著商品市場(chǎng)的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快，跟單員工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象。
跟單員工作是一項(xiàng)非常“綜合性”和“邊緣性”的學(xué)科：對(duì)外要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì)，對(duì)內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。
作為一個(gè)企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產(chǎn)環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況，那是難以想象的。
從訂單的生產(chǎn)安排來(lái)說(shuō)，執(zhí)行者是生產(chǎn)部門(mén)，跟單員對(duì)客戶(hù)負(fù)責(zé)而追求的交期達(dá)成率就幾乎“掌握在”生產(chǎn)部門(mén)的手里了。于是，溝通、跟催等能力就特別致使。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。
有些時(shí)候，跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助理；有些時(shí)候，跟單員是業(yè)務(wù)部門(mén)所有業(yè)務(wù)人員的助理；有些時(shí)候，跟單員是老板的助理；更多時(shí)候，跟單員是客戶(hù)的助理。
跟單員工作的管理性：有句話(huà)說(shuō)，如果要想學(xué)管理，最好的方法就是從跟單員開(kāi)始。毫不夸張的講：“在一個(gè)工廠里，相對(duì)而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的，惟跟單員工作是計(jì)劃性、管理性的。一個(gè)工廠所有的工作都是以客戶(hù)和訂單為中心去展開(kāi)，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當(dāng)然就沒(méi)有誰(shuí)比他更抽象、更有管理性了！！”
跟單員這個(gè)崗位是對(duì)傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè)務(wù)部，也可能掛在總經(jīng)理室或廠長(zhǎng)室，但它的工作卻是跨部門(mén)的，它似乎要去“指揮”很多部門(mén)。于是它不只是對(duì)傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時(shí)更是對(duì)傳統(tǒng)“官本位”組織作風(fēng)的一種超越�？梢圆槐乜鋸埖恼f(shuō)：自從有了跟單員這個(gè)崗位，中國(guó)企業(yè)的管理似乎也上了一個(gè)新的臺(tái)階。
我們所得出的結(jié)論是：跟單員工作是一項(xiàng)很鍛煉人的工作。我們可以這樣對(duì)世人講：“要做老板，先做業(yè)務(wù)員；要做總經(jīng)理，先做跟單員。”如果要學(xué)管理，最好的方法就是從跟單員開(kāi)始。
企業(yè)千變?nèi)f化，企業(yè)管理博大精深，可是，具體工作中的道理，卻是一樣的！
跟單員之工作如以訂單為線(xiàn)索的話(huà)，主要工作包括接到客戶(hù)訂單后，與客戶(hù)商討開(kāi)出《形式發(fā)票》資料，訂單確認(rèn)后根據(jù)客戶(hù)訂貨要求或來(lái)樣制作《生產(chǎn)通知單》、《材料耗用表》等分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，結(jié)合倉(cāng)庫(kù)存量協(xié)助采購(gòu)訂購(gòu)物料，生產(chǎn)中跟蹤是否按客戶(hù)要求生產(chǎn)，產(chǎn)品生產(chǎn)將要結(jié)束時(shí)同船務(wù)公司或貨貸外貿(mào)公司聯(lián)系出貨事宜，工廠出貨。
接單： 客戶(hù)落單方式主要有電話(huà)（口頭）、傳真、E-mail三種方式。有的公司要求必須有客戶(hù)公司蓋章、負(fù)責(zé)人簽名的傳真件，出貨前必須收到原件或船頭版。
一旦收到客戶(hù)的訂單，首先應(yīng)審單。確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨期、交貨方式、單價(jià)條款、付款方式、包裝要求。
產(chǎn)品名稱(chēng)規(guī)格、數(shù)量的審查： 客戶(hù)傳真到廠的訂單很多時(shí)候是英文的或只有一些產(chǎn)品代碼，這時(shí)要對(duì)應(yīng)客戶(hù)相關(guān)資料冊(cè)，查出產(chǎn)品的中文名稱(chēng)及規(guī)格。如為客戶(hù)從未下過(guò)的產(chǎn)品，經(jīng)翻譯描述后確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng)，最好登記入對(duì)應(yīng)客戶(hù)資料冊(cè)，以便第二次下單時(shí)有資料可查。
單價(jià)、金額的審查： 客戶(hù)下單時(shí)，有時(shí)會(huì)把單價(jià)標(biāo)出，這時(shí)，要把工廠單價(jià)表拿出，對(duì)應(yīng)單價(jià)條款，查看客戶(hù)單價(jià)打印是否有誤，同時(shí)復(fù)核金額有沒(méi)有錯(cuò)；如客戶(hù)下單時(shí)未標(biāo)出單價(jià)，就應(yīng)該拿出工廠單價(jià)表，查出對(duì)應(yīng)單價(jià)，計(jì)算出金額。如果是新客戶(hù)下單，應(yīng)查以前給此客戶(hù)的報(bào)價(jià)。
交貨期的審查： 客戶(hù)下單一般有規(guī)格，有具體交貨期的要求，但是有時(shí)也未規(guī)定并貨期的時(shí)候。無(wú)論客戶(hù)是否有規(guī)定交貨期，均應(yīng)根據(jù)訂單數(shù)量的多少，材料采購(gòu)進(jìn)倉(cāng)的狀況，現(xiàn)有生產(chǎn)部的生產(chǎn)排程，再結(jié)合客戶(hù)的交貨期要求，報(bào)一個(gè)實(shí)際的工廠交貨期給客戶(hù)。對(duì)于急單，能插單則插單，不能插單者，與客戶(hù)解釋協(xié)商確定交貨期。
付款方式的審查： 審查的內(nèi)容主要為看客戶(hù)的付款方式是否為本廠可以接受的方式。因?yàn)楣S上層領(lǐng)導(dǎo)很多時(shí)候都規(guī)定有些付款方式不接受。所以，每接到工廠不能接受的付款方式，應(yīng)電話(huà)或傳真告知客戶(hù)這一付款方式是工廠不能接受的，請(qǐng)修改為工廠可以接受的其它付款方式。對(duì)工廠來(lái)說(shuō)，最有利的方式就是信用證。
單價(jià)條款的審查： 主要審查訂單的單價(jià)是否為對(duì)應(yīng)單價(jià)條款。因?yàn)楣S的單價(jià)表中可能有CNF價(jià)、FOB價(jià)、CM工廠交貨價(jià)。不同的單價(jià)條款對(duì)應(yīng)不同的單價(jià)。千萬(wàn)不能混用，比如把工廠價(jià)當(dāng)做CNF價(jià)或其它價(jià)來(lái)用。
包裝要求的審查： 審查客戶(hù)的包裝要求工廠是否能夠滿(mǎn)足，客戶(hù)提供的包裝資料是否齊全，有無(wú)明顯錯(cuò)誤�？蛻�(hù)的包裝資料一般包括內(nèi)包裝、外包裝、標(biāo)簽、包裝說(shuō)明書(shū)。內(nèi)包裝主要有白盒包裝、彩盒包裝、吸塑包裝、折裝等；外包裝主要是印刷嘜頭；標(biāo)簽主要是看客戶(hù)規(guī)定哪些地方需貼標(biāo)簽，印刷要求是什么。最麻煩的是內(nèi)包裝的彩盒包裝和吸塑包裝。當(dāng)然，如果彩盒客戶(hù)提供菲林，工廠只負(fù)責(zé)印刷，那還比較簡(jiǎn)單一點(diǎn)，但也要審查菲林尺寸，做出彩盒能否裝下產(chǎn)品。很多時(shí)候，客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品的了解不夠工廠那么清楚，會(huì)弄錯(cuò)尺寸，該修改的要修改。吸塑包裝主要存在一個(gè)開(kāi)吸塑模的問(wèn)題。
交貨方式的審查： 交貨方式主要有空運(yùn)、海運(yùn)、陸運(yùn)、郵寄。如果是量少又較急的貨物，采用空運(yùn)；如果貨多而不急，一般采用海運(yùn)。幾種方式中海運(yùn)的費(fèi)用相對(duì)較便宜；如果出貨到香港，可以采用陸運(yùn)。所以在接到訂單時(shí)，首先要看是費(fèi)用是由誰(shuí)支付，客戶(hù)支付的話(huà)，由客戶(hù)決定采用何種交貨方式；如果由工廠承擔(dān)運(yùn)費(fèi)，盡量采用海運(yùn)。如果產(chǎn)品單價(jià)所含運(yùn)費(fèi)只是海運(yùn)費(fèi)，而客戶(hù)要求空運(yùn)時(shí)，廠方可以要求客戶(hù)承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。
