論外貿(mào)跟單崗位產(chǎn)生的必然性
來源：育路單證員/跟單員發(fā)布時間：2007-10-26 11:03:46
我國加入WTO以來，對外貿(mào)易發(fā)展迅速，外貿(mào)跟單作為一種的新的崗位應(yīng)運而生。作為對外貿(mào)易企業(yè)內(nèi)部專業(yè)化分工的產(chǎn)物，外貿(mào)跟單崗位工作目標(biāo)明確，任務(wù)具體，成為外貿(mào)業(yè)務(wù)工作不可分割的組成部分。外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)不是偶然的，它是外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)有效調(diào)整，外貿(mào)經(jīng)營管理規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展的產(chǎn)物。它的出現(xiàn)不但進(jìn)一步劃清了外貿(mào)企業(yè)各崗位的責(zé)任界限，而且充分調(diào)動了企業(yè)跟單人員的積極性和創(chuàng)造性，對提高對外貿(mào)易企業(yè)的管理水平和經(jīng)營效率，避免外貿(mào)業(yè)務(wù)操作失誤和風(fēng)險具有重要的意義。
首先，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合系統(tǒng)論的原理和要求。系統(tǒng)論認(rèn)為，系統(tǒng)是由若干相互聯(lián)系的基本要素構(gòu)成的，它是具有確定的特性和功能的有機(jī)整體。系統(tǒng)中各要素不是孤立地存在著，每個要素在系統(tǒng)中都處于一定的位置上，起著特定的作用。要素之間相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了一個不可分割的整體。由于世界上的具體系統(tǒng)是紛繁復(fù)雜的，必須按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，將千差萬別的系統(tǒng)分門別類，以便分析、研究和管理。如機(jī)械系統(tǒng)的主機(jī)、零件、配件的分工；行政系統(tǒng)的科、處、局、部、委的分工；軍事系統(tǒng)的排、連、營、團(tuán)、師、軍的分工等，正是由于其層次性和關(guān)聯(lián)性的存在才保證了這些系統(tǒng)的正常運作。
從系統(tǒng)論的角度看，外貿(mào)業(yè)務(wù)的各個分工不是孤立的，是一個有方向性的動態(tài)過程。在生產(chǎn)性跟單中，生產(chǎn)企業(yè)的選擇與原料的采購、工藝流程與技術(shù)、生產(chǎn)進(jìn)度與質(zhì)量監(jiān)控、投入與產(chǎn)出；在業(yè)務(wù)性跟單中，“船、貨、證、款”的平衡，裝運、保險、報檢、報關(guān)、結(jié)匯的操作與監(jiān)控，都涉及到系統(tǒng)的層次性和有機(jī)聯(lián)系。外貿(mào)跟單是外貿(mào)企業(yè)維護(hù)產(chǎn)品和服務(wù)的生產(chǎn)鏈和供應(yīng)鏈的完整，反映外貿(mào)企業(yè)運行系統(tǒng)意志、促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理有序化，保證企業(yè)經(jīng)營機(jī)制和風(fēng)險防范機(jī)制有效運行的重要組成部分。在這個意義上可以說，外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生是外貿(mào)企業(yè)為了取得最佳經(jīng)濟(jì)效益，對外貿(mào)合同履行進(jìn)行系統(tǒng)化分工與管理的必然產(chǎn)物。
系統(tǒng)論的基本原理要求系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)的功能充分發(fā)揮，互相銜接，而不是彼此代替，最終保證整個系統(tǒng)的順利運行。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生適應(yīng)了外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)有機(jī)性的要求，與外銷、貨運、單證等工作崗位相區(qū)別，外貿(mào)跟單崗位既體現(xiàn)了本崗位的特性與規(guī)律，又體現(xiàn)了外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)的整體性和功能性。忽視外貿(mào)跟單的特性與地位，用別的崗位功能來替代跟單崗位的功能，勢必造成外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)的破壞；而只強調(diào)外貿(mào)跟單的重要性，將外貿(mào)跟單功能孤立起來，忽略其他環(huán)節(jié)的功能，外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)同樣難以有效運轉(zhuǎn)。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生較好地解決了各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)層次性和關(guān)聯(lián)性的關(guān)系。
其次，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合控制論的原理和要求。控制論是研究各類系統(tǒng)的調(diào)節(jié)和控制規(guī)律的科學(xué)。控制論通過對系統(tǒng)運動規(guī)律的認(rèn)識，能動地運用有關(guān)的信息并施加控制作用以影響系統(tǒng)運行行為，使之達(dá)到人類預(yù)定的目標(biāo)。任何事物都有其既定的發(fā)展趨勢或偏離正常發(fā)展的趨勢，控制論的關(guān)鍵之處就在于其能夠控制事物的這種發(fā)展趨勢，使其得到延緩或加速，以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，滿足人類的決策和需求。外貿(mào)跟單功能與國內(nèi)貿(mào)易跟單功能相比，其涉外性、復(fù)雜性和風(fēng)險性的特點更為突出，因為任何一份合同的履行都涉及到兩個或兩個以上的國家或地區(qū)，涉及眾多的環(huán)節(jié)；產(chǎn)品質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法律體系復(fù)雜；市場波動、行情變化、外匯風(fēng)險等不測風(fēng)云時常出現(xiàn)。盡管從形式上看，外貿(mào)跟單的任務(wù)是落實合同或信用證條款、對生產(chǎn)安排、組織貨源、質(zhì)量管理、報關(guān)報驗、裝運結(jié)匯等過程進(jìn)行全程監(jiān)控，但從性質(zhì)上看，外貿(mào)跟單的所有任務(wù)集中到一點，就是對業(yè)務(wù)進(jìn)程中現(xiàn)實的或潛在的風(fēng)險進(jìn)行有效的控制。無論是前程跟單、中程跟單還是全程跟單，任何一個環(huán)節(jié)的問題處理不當(dāng)均可能釀成風(fēng)險或損失。跟單員不可能只是被動地執(zhí)行合同條款，而要面對客觀現(xiàn)實，主動地、積極地、迅速地解決可能產(chǎn)生的問題，規(guī)避業(yè)務(wù)進(jìn)程中的各種風(fēng)險。
外貿(mào)企業(yè)的風(fēng)險控制可分為高級風(fēng)險控制——涉及企業(yè)長遠(yuǎn)利益和根本利益的風(fēng)險控制；中級風(fēng)險控制——涉及企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略中的決策風(fēng)險控制；初級風(fēng)險控制——涉及企業(yè)業(yè)務(wù)工作效率的風(fēng)險控制。三種風(fēng)險可以相互影響和轉(zhuǎn)化，其風(fēng)險控制也不是固定不變的。一般來說，外貿(mào)跟單的風(fēng)險控制主要是業(yè)務(wù)性風(fēng)險控制。如：產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險控制——及時發(fā)現(xiàn)和更換不符合合同條款規(guī)定的產(chǎn)品；交貨期風(fēng)險控制——為避免錯過裝運期督促生產(chǎn)企業(yè)按期交貨；結(jié)匯風(fēng)險——及時改變結(jié)算方式和更新不合格的業(yè)務(wù)單證等，但如果這些風(fēng)險不能有效控制，或風(fēng)險信息傳播渠道受阻，就可能影響企業(yè)中級或高級風(fēng)險的控制，導(dǎo)致企業(yè)喪失防范或規(guī)避風(fēng)險的有利時機(jī)，進(jìn)而破壞整個企業(yè)的風(fēng)險防范機(jī)制。因此，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)將在外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上防止失誤與漏洞，對外貿(mào)企業(yè)有效進(jìn)行風(fēng)險控制，保證風(fēng)險防范機(jī)制的正常運行具有重要意義。
第三，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合信息論的原理和要求。信息論是關(guān)于信息的本質(zhì)和傳輸規(guī)律的科學(xué)的理論，是研究信息的計量、發(fā)送、傳遞、交換、接收和儲存的一門新興學(xué)科。人類的社會實踐活動不僅需要對周圍世界的情況有所了解和做出正確反應(yīng)，而且還需要與周圍的人群溝通關(guān)系才能協(xié)調(diào)地行動。這就是說，人類不僅時刻需要從自然界獲得信息，而且人與人之間也需要進(jìn)行通訊，交流信息。人類需要隨時獲取、傳遞、加工、利用信息，才能生存和發(fā)展。當(dāng)今人類社會已進(jìn)入了信息時代，善于利用信息、處理信息、利用信息轉(zhuǎn)化、解決各種矛盾已成為認(rèn)識事物復(fù)雜運動規(guī)律的一種科學(xué)方法。從信息論的角度看，外貿(mào)跟單工作就是在履行合同中充分利用各種有利條件和信息源，及時收集來自生產(chǎn)、物流、海關(guān)、商檢、銀行等各部門的信息，處理和化解各種矛盾或不利因素，對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)做好科學(xué)的統(tǒng)籌安排的過程。也就是說，在履行每一筆合同中，能夠在物與物、人與人、人與物之間有效交流信息和處理信息是外貿(mào)跟單崗位的基本功能和任務(wù)。
信息也是生產(chǎn)力，無論是維護(hù)發(fā)揮外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)的整體性和功能性，還是有效控制對外貿(mào)業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風(fēng)險，信息的可獲得性和可靠程度直接影響到企業(yè)的正確決策。從信息論的角度看，外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營和信息環(huán)境關(guān)系密切，信息不對稱，隨時可能出現(xiàn)企業(yè)決策失誤。在外貿(mào)跟單業(yè)務(wù)中，跟單員始終處在生產(chǎn)和流通環(huán)節(jié)的前沿，掌握著第一手信息，其擁有信息量有時甚至超過上級決策者，因此在信息處理上具有獨特的條件和作用：一是可以隨時依據(jù)信息變化和本崗位的職責(zé)范圍做出相應(yīng)決策；二是將自己不能直接處理的信息傳遞給上級部門，供上級部門參考和做出決策；三是對上級和自己決策的效果進(jìn)行檢測、評價和反饋，從而在最大限度上避免決策失誤和風(fēng)險。隨著國際市場需求的多樣化、產(chǎn)品小批量化以及履約節(jié)奏的加快，外貿(mào)跟單員對信息的處理能力直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、服務(wù)品牌、信譽和形象。特別是在條件不確定的情況下，外貿(mào)合同的順利完成往往來自于一項決策的成功，而一項成功的決策往往來源于跟單員對信息的正確把握與處理�！败娛滦畔⒑帽惹к娙f馬，經(jīng)濟(jì)信息猶如黃金萬兩”，信息交流與處理的重要性是不言而喻的。
總之，根據(jù)系統(tǒng)論、控制論和信息論的原理對外貿(mào)跟單崗位進(jìn)行分析，不難得出結(jié)論：外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)是我國外貿(mào)企業(yè)在新的經(jīng)營環(huán)境下，經(jīng)營管理人才的重新分工和調(diào)整，也是外貿(mào)經(jīng)營管理模式的創(chuàng)新，它適應(yīng)了外貿(mào)企業(yè)管理的內(nèi)在需求和外貿(mào)人力資源開發(fā)的新趨勢，具有客觀的必然性和可觀的發(fā)展前景。在當(dāng)前，由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不平衡，不同外貿(mào)企業(yè)的經(jīng)營管理環(huán)境和跟單員個體的差異，規(guī)范外貿(mào)跟單崗位，對其從業(yè)人員進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)不僅具有重要的理論依據(jù)，也具有重要的實踐意義。