2013年單證員考試《基礎(chǔ)理論》考點(diǎn)：單證機(jī)構(gòu)設(shè)置與單證管理
來源：中大網(wǎng)校發(fā)布時間：2012-12-14 14:47:04
一、單證工作機(jī)構(gòu)設(shè)置
單證工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置，各地外貿(mào)企業(yè)不盡一致。有的單證工作歸屬業(yè)務(wù)部，有的在儲運(yùn)部，有的儲運(yùn)、業(yè)務(wù)部門各有分工，有的還專設(shè)單證部。盡管分工所轄不盡相同，但單證工作的要求、內(nèi)容和基本原則是相同的。
從外貿(mào)系統(tǒng)內(nèi)各個專業(yè)公司的單證制作程序來看，大致有下列3種形式：
1.分段法 業(yè)務(wù)部門繕制分析單，由單證部門負(fù)責(zé)繕制各種結(jié)匯單證及送銀行結(jié)匯。
2.流水法 繕制分析單→繕制各種結(jié)匯單證→交單結(jié)匯。由各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分別負(fù)責(zé)，流水操作。
3.一條龍法 即從繕制分析單→繕制各種托運(yùn)單證、結(jié)匯單證→送銀行議付，均由同一單證員操作完成。
從上述3種形式來看各有利弊，但從提高工作效率出發(fā)還是第三種比較理想。
由于前面兩種形式，一份單證要流轉(zhuǎn)多人之手就不易查找，而且單證員知識面相對狹窄，遇有問題，往往聯(lián)系隔閡，不利于了解和掌握單證全面的業(yè)務(wù)知識。
而第三種形式，一竿子到底，除了能培養(yǎng)成多功能型的單證員外，還可以兼顧到經(jīng)辦單證的輕、重、緩、急。單證員經(jīng)過長期業(yè)務(wù)活動，能摸索出自己負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的規(guī)律，發(fā)揮主觀能動性，從而能建立起一套科學(xué)化的工作秩序。
二、單證管理的意義
對外貿(mào)易單證是對外貿(mào)易業(yè)務(wù)活動的資料，是商品流通的原始憑證。它反映了整個商品流轉(zhuǎn)過程，在一定的時間內(nèi)是一套重要的業(yè)務(wù)檔案資料，具有重要的查考價值。因此，交單以后各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)單證的檔案管理。
1.為統(tǒng)計(jì)提供原始資料
在對外貿(mào)易業(yè)務(wù)活動中，通過對單證的整理分類，登記統(tǒng)計(jì)，做到心中有數(shù)，對掌握貨源、組織貨源，銜接計(jì)劃進(jìn)貨、摸清外銷進(jìn)程、促進(jìn)貿(mào)易任務(wù)的完成有著密切的關(guān)系。特別是對外貿(mào)企業(yè)計(jì)劃的編制、檢查計(jì)劃完成進(jìn)度、為實(shí)現(xiàn)計(jì)劃準(zhǔn)確性有重要的意義。
2.為分析外貿(mào)工作質(zhì)量提供資料
檢查外貿(mào)企業(yè)各項(xiàng)工作指標(biāo)完成進(jìn)度，均需要資料，如對外貿(mào)計(jì)劃準(zhǔn)確性、履約率、資金周轉(zhuǎn)率、費(fèi)用指標(biāo)以及流通費(fèi)用等各項(xiàng)指標(biāo)的資料積累等。由此可見，外貿(mào)單證是提供這些數(shù)據(jù)的可靠依據(jù)，從而促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理的改善。
3.為查詢和處理業(yè)務(wù)差錯事故提供資料
在外貿(mào)業(yè)務(wù)活動中，差錯事故時有發(fā)生。特別對商品數(shù)量溢缺，品名規(guī)格（等級）不符，國別（地區(qū)）互串等錯收、錯運(yùn)、多裝、少裝等差錯事故的發(fā)生，必須查明原因，分清責(zé)任，吸取教訓(xùn)，加強(qiáng)教育，采取措施，防范今后，以達(dá)到安全優(yōu)質(zhì)，不斷提高外貿(mào)工作質(zhì)量。這些均要求外貿(mào)單證提供必要的資料。
三、單證的管理方法
外貿(mào)業(yè)務(wù)中各項(xiàng)單證經(jīng)過多環(huán)節(jié)的操作流轉(zhuǎn)，反映了商品流轉(zhuǎn)的全過程，為業(yè)務(wù)上的測算和考核提供了依據(jù)，可供有關(guān)部門的查詢核實(shí)。在業(yè)務(wù)成交后，單證要全面收集匯總，并進(jìn)行認(rèn)真的檢查核對，整理裝訂，編號歸類，列檔存查，妥善保管。
外貿(mào)單證保管的形式一般有兩種：即分散歸檔和集中歸檔。前者由各經(jīng)辦部門分別自行保管，后者由專門部門負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。雖然單證保管方法與形式不同，但總的單證保管要求相同，都應(yīng)該做到單證齊全，單證相符、順次排列、裝訂整齊、查詢方便、有利業(yè)務(wù)。
