一、工作秩序條理化

　　(1)把辦公桌上所有與正在做的工作無關(guān)的東西清理干凈。必須確保你現(xiàn)在所做的工作應(yīng)該是此刻最重要的工作。

　　(2)在你準(zhǔn)備好辦理其他事情之前，不要把與此無關(guān)的東西放到辦公桌上。這就意味著，所有的工作項(xiàng)目都應(yīng)該在檔案中或抽屜里占有一定的位置，并把有關(guān)的東西放到相應(yīng)的位置上。

　　(3)要力戒由于有吸引的干擾或因你厭煩了手頭上的工作，而放下正在做的事情去干其他呼聲較高的工作。一定要保證你在結(jié)束這項(xiàng)工作之前，為它采取了所有應(yīng)該采取的處理措施。

　　(4)按規(guī)則把已經(jīng)處理完畢的東西送到適應(yīng)的地方去。再核對一下剩下的重點(diǎn)工作，然后再去開始進(jìn)行第二項(xiàng)最重要二的工作。

　　二、工作方法多樣化

　　1.綜合。即在同一時間內(nèi)綜合進(jìn)行多項(xiàng)工作。

　　我們說，辦事要有順序，并不是同一時間內(nèi)只能辦一件事，而是運(yùn)用系統(tǒng)論、運(yùn)籌學(xué)等原理，可以同時綜合進(jìn)行幾項(xiàng)工作。在管理學(xué)中，把工作單方向一件一件依次進(jìn)行的辦法，叫做垂直型工作。就像站著一大排人，一個一個地傳遞磚頭，這樣做效率比較低。反之，如果把各項(xiàng)工作綜合起來統(tǒng)一安排，效率就會大大提高。

　　2.結(jié)合。即把若干步驟結(jié)合起來。例如有兩項(xiàng)或幾項(xiàng)工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯(lián)系，實(shí)質(zhì)上又是服務(wù)于同一目的的，因而可以把這兩項(xiàng)或幾項(xiàng)工作結(jié)合為一，利用其相同或相關(guān)的特點(diǎn)，一起研究解決。這樣自然就能夠省去重復(fù)勞動的時間。

　　3.重新排列。即改變步驟的順序，也就是要考慮做工作時采取什么樣的順序最合理，要善于打破自然的時間順序，采取電影導(dǎo)演的“分切”、“組合”式手法，重新進(jìn)行排列。

　　例如，工作下來很疲乏，晚上又要上夜校，那么就應(yīng)該把休息時間提前，從床上移到其它地方，如在公共汽車上趁機(jī)閉目養(yǎng)神，可保證晚上精力充沛。

　　4.變更。即改變工作方法。

　　改變工作的手法大體有兩種，一種是“分析改善方式”，即對現(xiàn)行的手段方法認(rèn)真、仔細(xì)地加以分析，從中找出存在的問題，即找出那些不合理和無效的部分，加以改進(jìn)，使之與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要求相適應(yīng)。

　　一種是“改善方式”。即不受現(xiàn)行的手段、方法的局限，在明確的目的基礎(chǔ)上，提出實(shí)現(xiàn)目的的各種設(shè)想，從中選擇的手段和方法。

　　5.穿插。盡可能把不同性質(zhì)的工作內(nèi)容互相穿插，避免打疲勞戰(zhàn)，如寫報告需要幾個小時，中間可以找人談?wù)剟e的事情，讓大腦休息一下;又如上午在辦公室開會，下午到群眾中去搞調(diào)查研究。

　　6.代替。即把某種要素?fù)Q成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每周出訪的改為隔周一次，在不出訪的那一周里，可用電話來代替出訪。

　　7.標(biāo)準(zhǔn)化。即用相同的方法來安排那些必須時常進(jìn)行的工作。比如，記錄時使用通用的記號，這樣一來就簡單了。對于經(jīng)常性的詢問，事先可準(zhǔn)備好標(biāo)準(zhǔn)答復(fù)。

　　三、工作內(nèi)容簡明化

　　最容易不過的是忙碌，最難不過的是有成效地工作。而化繁為簡，善于把復(fù)雜的事物簡明化，是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。

　　美中貿(mào)易全國委員會主席唐納德.C.伯納德在《提高生產(chǎn)率》一書中講到提高效率的“三原則”，即為了提高效率，每做一件事情時，應(yīng)該先問三個“能不能”：即能不能取消它?能不能把它與別的事情合并起來做?能不能用更簡便的方法來取代它?根據(jù)這個啟示，我們在檢查分析每項(xiàng)工作時，首先問一問以下六個問題：

　　(1)為什么這個工作是需要的?是根據(jù)習(xí)慣而做的嗎?可不可以把這項(xiàng)工作全部省去或者省去一部分呢?

　　(2)這件工作的關(guān)鍵是什么?做了這件工作之后會出現(xiàn)什么過去沒有的新效果?

　　(3)如果必須干這件工作，那么亦以御冬哪里干?既然可以邊聽音樂邊輕松地完成，還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎?

　　(4)什么時候干這件工作好呢?是否要在效率高的寶貴時間里干最重要的工作?是否為了能“著手進(jìn)行”重要工作，用了整天的時間去使工作“條理化”，結(jié)果把時間用完了，而所料理的只不過是些支離破碎的事情?

　　(5)誰干這件工作好呢?是自己干還是安排別人去干?

　　(6)這件工作的做法是什么?是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果?還是應(yīng)采取方法而提高效率?

　　然后在對每一項(xiàng)工作分析檢查之后，再采取如下步驟：

　　(1)省去不必要的工作。

　　(2)使工作順序合理，干起來得心應(yīng)手。

　　(3)兩件或兩件以上的工作能夠合并起來做的就聯(lián)系起來做。

　　(4)盡可能使雜七雜八的事務(wù)性工作簡單化。

　　(5)預(yù)先訂好一項(xiàng)工作的程序。增強(qiáng)工作預(yù)見性，走一走，看兩步，想三步，提高決策的效率和準(zhǔn)備性，減少決策過程的時間并使決策無誤。